TOP cách sử dụng Zapier để mở rộng quy mô công việc

Các công việc thủ công có thể giúp hoàn thành nhiệm vụ, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp khi quy mô công việc ngày càng lớn. Từ việc theo dõi khách hàng tiềm năng, chia sẻ thông tin đến xử lý dữ liệu giữa các nhóm, quy trình càng phức tạp thì nhu cầu tự động hóa càng cao.

Đây là lúc Zapier phát huy tác dụng. Người dùng có thể bắt đầu bằng cách tự động hóa từng tác vụ đơn lẻ thông qua các workflow đơn giản, được Zapier gọi là Zap, sau đó mở rộng để điều phối cả hệ thống giữa nhiều ứng dụng, nhóm và nguồn dữ liệu.

Với các công cụ như Tables, Forms, Zapier MCP và Zapier SDK, việc xây dựng workflow tự động không chỉ trở nên đơn giản hơn mà còn có thể mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp. Các tính năng quản trị được tích hợp sẵn cũng giúp kiểm soát những ứng dụng nào được kết nối, ai có quyền xây dựng workflow và AI được sử dụng ra sao.

Dưới đây là những cách phổ biến mà các nhóm đang sử dụng Zapier để giảm công việc thủ công và tối ưu quy trình làm việc hằng ngày.

Đăng bài lên mạng xã hội từ RSS

Thay vì phải tự chia sẻ từng bài viết trên blog hoặc những nội dung thú vị tìm thấy trên Internet, bạn có thể sử dụng Zapier để tự động lấy nội dung từ RSS và đăng lên các mạng xã hội. Nhờ đó, mỗi khi có nội dung mới trong RSS feed, Zap sẽ tự động thực hiện các bước tiếp theo mà không cần thao tác thủ công.

Lưu dữ liệu từ biểu mẫu vào bảng tính

Biểu mẫu là một trong những cách đơn giản để thu thập thông tin từ khách hàng hoặc các nhóm nội bộ.

Sau khi người dùng gửi biểu mẫu, Zapier có thể tự động chuyển dữ liệu vào Google Sheets hoặc một ứng dụng cơ sở dữ liệu khác. Bạn có thể dễ dàng phân tích, chia sẻ và quản lý những dữ liệu này mà không phải nhập thủ công.

Tự động phản hồi biểu mẫu

Thu thập và phân tích phản hồi rất quan trọng, nhưng khách hàng cũng không nên phải chờ đợi quá lâu để biết yêu cầu của mình đã được tiếp nhận.

Bạn có thể tạo một Zap để tự động gửi email phản hồi ngay sau khi khách hàng hoàn thành biểu mẫu. Điều này giúp khách hàng biết rằng yêu cầu đã được ghi nhận và đang được xử lý.

Nếu muốn kiểm soát toàn bộ quy trình mà không cần sử dụng thêm công cụ khác, bạn cũng có thể tạo biểu mẫu trực tiếp với Zapier Forms.

Zapier Forms cho phép thiết kế biểu mẫu, thu thập dữ liệu và tự động chuyển dữ liệu đến các ứng dụng khác thông qua Zap. Công cụ này phù hợp với các yêu cầu nội bộ, thu thập khách hàng tiềm năng hoặc những quy trình cần quản lý biểu mẫu, logic xử lý và các bước tiếp theo tại một nơi.

Theo dõi và chăm sóc khách hàng tiềm năng

Khi doanh nghiệp phát triển, việc theo dõi và chăm sóc khách hàng tiềm năng cũng trở nên khó khăn hơn. Zapier có thể tự động kết nối ứng dụng quản lý lead với bảng tính hoặc công cụ email để hạn chế tình trạng bỏ sót khách hàng.

Zapier cũng cho phép tích hợp AI vào workflow để tự động tạo email follow-up được cá nhân hóa.

Chẳng hạn, AI by Zapier có thể tạo email dành riêng cho các khách hàng tiềm năng mới đến từ LinkedIn Ads, sau đó gửi email thông qua Gmail.

Tự động tạo nhiệm vụ cần làm

Các nhiệm vụ cần thực hiện có thể xuất hiện từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn ứng dụng ghi chú, lịch làm việc hoặc phản hồi từ biểu mẫu.

Thay vì phải nhập lại từng nhiệm vụ, bạn có thể kết nối ứng dụng quản lý công việc với các công cụ khác để tự động tạo và cập nhật danh sách việc cần làm.

Sử dụng Webhooks

Muốn tự động hóa một ứng dụng chưa được Zapier hỗ trợ tích hợp trực tiếp? Webhooks có thể là giải pháp.

Webhooks cho phép các ứng dụng gửi dữ liệu hoặc thông báo tự động đến ứng dụng khác. Công cụ Webhooks tích hợp trong Zapier có thể được sử dụng để gửi hoặc nhận dữ liệu từ gần như bất kỳ ứng dụng nào.

Nhận thông báo và lời nhắc ngay trong Slack

Với nhiều nhóm làm việc, Slack là nơi tập trung phần lớn thông tin và trao đổi công việc. Zapier có thể giúp đưa thông báo từ các ứng dụng khác trực tiếp vào Slack.

Bạn cũng có thể kết hợp AI by Zapier với Slack để tạo trợ lý AI ngay trong không gian làm việc. Trợ lý này có thể sử dụng các tệp và nguồn kiến thức của doanh nghiệp để trả lời những câu hỏi liên quan đến chính sách nhân sự, hướng dẫn nội dung, kế toán và nhiều vấn đề khác.

Nhờ đó, nhân viên có thể nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết mà không phải chuyển sang ứng dụng khác hoặc chờ đồng nghiệp phản hồi.

Theo dõi sự kiện và nhiệm vụ bằng lịch

Nếu sử dụng Google Calendar để quản lý lịch nhưng dùng một ứng dụng khác để theo dõi công việc, Zapier có thể kết nối hai công cụ này.

Các workflow tự động giúp thêm những sự kiện cần thiết vào lịch mà không yêu cầu người dùng thực hiện thủ công.

Zapier cũng có thể kết nối với các công cụ AI chuyển giọng nói thành văn bản như Fathom hoặc Fireflies.ai. Sau cuộc họp, AI có thể xác định các nhiệm vụ và ghi chú quan trọng, sau đó chuyển chúng thành nhiệm vụ hoặc nội dung cập nhật trong công cụ quản lý dự án.

Ví dụ, bạn có thể tự động gửi thông tin follow-up đến Notion hoặc tạo nhiệm vụ mới trong Asana. Điều này giúp kết nối những nội dung được trao đổi trong cuộc họp với các công việc cần thực hiện sau đó.

Tự động lưu tệp đính kèm email lên đám mây

Các tệp và hình ảnh được gửi qua email rất dễ bị bỏ quên trong hộp thư đến. Zapier có thể tự động lưu tệp đính kèm vào dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn sử dụng. Nhờ đó, các tệp quan trọng luôn được lưu trữ đúng nơi và dễ dàng tìm lại khi cần.

Biến email thành nhiệm vụ cần làm

Hộp thư đến thường chứa rất nhiều email mỗi ngày, trong đó không ít email yêu cầu người dùng thực hiện một hành động cụ thể.

Thay vì để những nhiệm vụ này bị chôn vùi giữa hàng loạt email khác, bạn có thể sử dụng Zapier để tự động chuyển chúng sang ứng dụng quản lý công việc phù hợp.

Tự động tổng hợp thông tin với Digest

Không phải lúc nào bạn cũng cần nhận thông báo ngay khi một sự kiện xảy ra. Trong nhiều trường hợp, việc nhận một bản tổng hợp theo ngày hoặc theo tuần sẽ thuận tiện hơn.

Ví dụ, bạn có thể thiết lập để nhận email tổng hợp các tin tức nổi bật trong ngày vào buổi tối hoặc danh sách những công việc nhóm đã hoàn thành trong tuần vào chiều thứ Sáu.

Công cụ Digest của Zapier có thể thu thập thông tin trong một khoảng thời gian, tổng hợp chúng và gửi đến bạn vào thời điểm đã thiết lập.

Bạn cũng có thể kết hợp AI để tạo bản tóm tắt email và gửi trực tiếp đến Slack. Nhờ vậy, người dùng chỉ cần xem những thông tin quan trọng thay vì phải xử lý toàn bộ nội dung trong hộp thư.

Tự động gửi lời cảm ơn sau khảo sát

Việc viết phản hồi riêng cho từng người sau khi họ hoàn thành khảo sát có thể tốn khá nhiều thời gian.

Zapier cho phép tự động gửi lời cảm ơn đến người tham gia gần như ngay lập tức sau khi họ gửi phản hồi. Các workflow này cũng có thể được tùy chỉnh để tạo phản hồi phù hợp với từng trường hợp.

Phân loại và sắp xếp hộp thư bằng AI

Hãy tưởng tượng bạn đăng nhập vào hộp thư vào sáng thứ Hai và nhìn thấy hàng loạt email chưa đọc. Thay vì tự mình phân loại từng email, bạn có thể sử dụng AI và Zapier để tự động xử lý chúng.

Trước tiên, kết nối Zapier với trợ lý AI như Claude hoặc ChatGPT, sau đó kết nối ứng dụng email và bật các hành động tìm kiếm. Bạn cũng có thể kết nối thêm những ứng dụng dùng để quản lý nhiệm vụ, gửi tin nhắn hoặc cập nhật CRM.

Sau khi thiết lập, AI có thể đọc email, xác định loại yêu cầu và chuyển từng email đến đúng ứng dụng hoặc quy trình tương ứng.

Zapier cho biết người dùng có thể thực hiện hơn 30.000 hành động tương tự trong AI. Bạn có thể tìm hiểu thêm về tính năng này thông qua hướng dẫn về Zapier MCP.

Theo dõi tin tức và những gì đang được nhắc đến trên Internet

Việc theo dõi một chủ đề cụ thể, ngành nghề, sở thích hoặc tên công ty trên Internet thường đòi hỏi phải thực hiện nhiều lượt tìm kiếm thủ công.

Với Zapier SDK, bạn có thể thiết lập cron job trong coding agent để tự động theo dõi các nội dung và lượt đề cập có liên quan. Những thông tin này sau đó được tập hợp vào một nơi để dễ dàng theo dõi.

Nhờ vậy, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt những gì đang được nhắc đến trên Internet mà không cần liên tục tự mình tìm kiếm.