Thiết lập routine đầu tiên trong 10 phút

Xây dựng một routine phân loại công việc tồn đọng theo lịch trình, chạy vào các ngày trong tuần lúc 9 giờ sáng. Bài học này bao gồm giao diện người dùng của routine, cách lên lịch và lỗi lớn nhất mà người mới bắt đầu thường mắc phải.

Mục tiêu

Sau khi hoàn thành bài học này, bạn sẽ có một routine thực sự trong tài khoản của mình, chạy tự động vào các ngày trong tuần. Routine sẽ đọc danh sách công việc tồn đọng của nhóm bạn trên Linear, đánh dấu bất kỳ công việc nào đã lỗi thời và viết cho bạn một bản tóm tắt ngắn gọn "những việc cần xem xét hôm nay".

Không có gì phức tạp. Không có API trigger, không có sự kiện GitHub. Chỉ là một công việc theo lịch trình giúp bạn tiết kiệm thời gian buổi sáng không nên làm thủ công.

Hãy bắt đầu xây dựng routine!

Bước 1: Mở giao diện Routines

Trong Claude Code phiên bản desktop hoặc claude.com, hãy tìm mục Routines. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Pro, Max, Team hoặc Enterprise, mục này sẽ xuất hiện ở thanh bên trái.

Bạn sẽ thấy ba điều:

• Nút New routine
• Danh sách các routine bạn đã tạo (có thể trống)
• Bảng Usage hiển thị giới hạn hôm nay và lượng bạn đã sử dụng

Bảng Usage rất quan trọng. Hãy ghi lại giới hạn hàng ngày của bạn (Pro = 5, Max = 15, Team/Enterprise = 25). Mỗi lần chạy routine sẽ được tính vào giới hạn này.

Bước 2: Cấu hình trigger

Nhấp vào New routine. Lựa chọn đầu tiên: trigger type.

Chọn Schedule. Bạn sẽ thấy giao diện kiểu cron. Đối với routine đầu tiên này, hãy đặt nó vào các ngày trong tuần lúc 9 giờ sáng theo múi giờ của bạn.

Cú pháp lịch trình:

• Weekdays - Thứ Hai đến Thứ Sáu
• 9:00 AM - theo múi giờ địa phương của bạn
• Run duration - tối đa 10 phút (mặc định)

Bạn có thể thay đổi điều này sau. Hiện tại, như vậy là ổn.

Bước 3: Chọn connector - Cẩn thận!

Đây là nơi người mới bắt đầu thường gặp khó khăn. Biểu mẫu routine sẽ hiển thị cho bạn tất cả các MCP connector mà bạn đã cấu hình trong tài khoản Claude của mình, và nó sẽ tự động kích hoạt tất cả chúng.

Đây là trích dẫn chính xác từ tài liệu của Anthropic:

Tất cả các MCP connector đã kết nối của bạn đều được bao gồm theo mặc định… Hãy xóa bất kỳ connector nào mà routine không cần.

Hãy đọc lại điều này hai lần. Đó là lỗi phổ biến nhất trong tuần đầu tiên.

Đối với routine phân loại công việc tồn đọng này, bạn chỉ cần một connector: Linear (hoặc Jira, GitHub Issues, hoặc bất cứ thứ gì bạn sử dụng cho các phiếu yêu cầu). Bỏ chọn tất cả những thứ khác.

Tại sao điều này lại quan trọng?

• Tốc độ - mỗi connector thêm các công cụ mà mô hình phải xem xét
• Chi phí - nhiều công cụ hơn có nghĩa là ngữ cảnh dài hơn
• Bảo mật - một routine với Notion + Gmail + Slack + cơ sở dữ liệu của bạn là một bề mặt tấn công lớn hơn nhiều nếu prompt của bạn gặp sự cố
• Gỡ lỗi - ít connector hơn nghĩa là ít nơi để mọi thứ bị lỗi hơn

Hãy coi phạm vi connector như IAM quyền tối thiểu. Chỉ kích hoạt những gì bạn cần.

Bước 4: Viết prompt

Bây giờ là prompt. Đây là mẫu bạn sẽ sử dụng:

Bạn là bot phân loại công việc tồn đọng buổi sáng cho nhóm của tôi.

Mỗi ngày trong tuần lúc 9 giờ sáng, hãy thực hiện các bước sau:

1. Truy vấn Linear để tìm tất cả các vấn đề được giao cho tôi có:
  - Trạng thái: "Đang tiến hành"
  - Cập nhật lần cuối: hơn 3 ngày làm việc trước
  - Mức độ ưu tiên: Trung bình trở lên

2. Đối với mỗi vấn đề tồn đọng, hãy viết một câu về:
  - Nội dung vấn đề
  - Nguyên nhân có thể gây cản trở
  - Hành động cụ thể tiếp theo cần thực hiện

3. Tạo bản tóm tắt cuối cùng theo đúng định dạng này:

## Số lượng vé tồn đọng hôm nay ({count})

### {issue-id}: {title}
- **Nguyên nhân dự đoán:** {một câu}
- **Hành động tiếp theo:** {một câu}

4. Nếu không có vấn đề tồn đọng nào, chỉ cần xuất ra: "Đã dọn sạch mọi tồn đọng. Không cần hành động gì."

Hãy viết ngắn gọn. Không bao giờ vượt quá 300 từ.

Dán nó vào trường Prompt.

Hãy chú ý chức năng của prompt này:

• Truy vấn phạm vi - lọc theo người được giao, trạng thái, tuổi, mức độ ưu tiên. Không phải "xem xét mọi thứ".
• Định dạng đầu ra cố định - cho Claude biết chính xác cấu trúc cần trả về
• Giới hạn từ cố định - "không bao giờ vượt quá 300 từ" giúp kiểm soát chi phí
• Xử lý trạng thái rỗng - cho Claude biết phải làm gì khi không có gì để báo cáo

Bốn mẫu này sẽ xuất hiện trong mọi routine sản xuất mà bạn viết. Hãy ghi nhớ chúng.

Bước 5: Xem lại cài đặt và lưu

Trước khi nhấn lưu, hãy kiểm tra:

• Trigger - Lịch trình, các ngày trong tuần, 9:00 sáng theo múi giờ của bạn
• Connectors - CHỈ Linear (hoặc hệ thống quản lý phiếu của bạn)
• Prompt - Prompt ở trên
• Environment - mặc định là ổn cho đến hiện tại

Lưu routine.

Bước 6: Chạy thử trước khi chờ đến ngày mai

Đừng đợi đến 9 giờ sáng mai mới biết mình đã làm đúng hay chưa. Mỗi routine đều có nút Run now (hoặc tương đương - giao diện người dùng vẫn đang được phát triển).

Nhấp vào đó. Quan sát nhật ký chạy được điền đầy đủ:

• Routine được kích hoạt thủ công
• Kết nối với Linear đã được thiết lập
• Truy vấn đã được thực thi, N kết quả
• Bản tóm tắt đã được soạn thảo
• Quá trình chạy đã hoàn tất, N token đã được sử dụng

Mở kết quả đầu ra. Nó có khớp với định dạng bạn yêu cầu không? Nó có thực sự xem xét đúng các vấn đề không? Nó có dưới 300 từ không?

Nếu có - bạn đã có một routine hoạt động. Nếu không - hãy chỉnh sửa prompt, lặp lại các bước.

5 lỗi thường gặp nhất khi chạy lần đầu

Từ phản hồi của cộng đồng trong 24 giờ đầu tiên về Routines:

1. "Tại sao routine của tôi không chạy?" Nguyên nhân phổ biến nhất: Lịch trình được đặt thành UTC trong khi bạn nghĩ rằng nó được đặt thành múi giờ địa phương của bạn. Kiểm tra múi giờ trong trường lịch trình. Nó mặc định là bất kỳ múi giờ nào được đặt cho tài khoản của bạn.

2. "Nó đã chạy nhưng kết quả trống" Nguyên nhân phổ biến nhất: Truy vấn không trả về gì, và prompt của bạn không cho Claude biết phải làm gì trong trường hợp đó. Luôn luôn bao gồm một kết quả đầu ra rõ ràng ở trạng thái trống (như ví dụ "Dọn dẹp công việc tồn đọng. Không cần hành động gì").

3. "Nó đã vượt quá giới hạn từ vựng hàng ngày của tôi chỉ trong một lần chạy" Nguyên nhân phổ biến nhất: Không có giới hạn từ vựng trong prompt, và connector trả về nhiều dữ liệu hơn bạn mong đợi. Luôn luôn đặt giới hạn từ vựng cố định. Luôn luôn giới hạn phạm vi truy vấn của bạn một cách chặt chẽ.

4. "Định dạng đầu ra liên tục thay đổi" Nguyên nhân phổ biến nhất: Prompt mô tả định dạng bằng văn xuôi thay vì hiển thị cho Claude template chính xác. Sử dụng markdown có dấu ngoặc kép trong prompt, như chúng ta đã làm ở trên. Claude sao chép các template một cách đáng tin cậy.

5. "Nó đang đẩy những vấn đề tôi không yêu cầu" Nguyên nhân phổ biến nhất: Truy vấn mơ hồ ("xem các vấn đề của tôi"). Hãy rõ ràng về bộ lọc - người được giao, trạng thái, tuổi, mức độ ưu tiên. "Vấn đề của tôi" có thể có 500 nghĩa khác nhau.

Khắc phục được 5 lỗi này, bạn đã tránh được 80% rắc rối.

Những điều bạn đã học

Trong bài học này, bạn đã:

• Tạo routine định kỳ đầu tiên của mình
• Chọn đúng loại trigger (lập lịch cho công việc định kỳ)
• Giới hạn phạm vi kết nối ở mức tối thiểu (chỉ Linear)
• Viết prompt cấp độ sản xuất với định dạng, giới hạn và xử lý trạng thái rỗng
• Chạy thử routine thay vì chờ lập lịch

Ngày mai lúc 9 giờ sáng, bạn sẽ thức dậy và thấy kết quả thực trong lịch sử chạy của mình. Hãy kiểm tra nó. Cải tiến prompt. Giữ lại những gì hoạt động tốt.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Biểu mẫu routine cho phép mọi MCP connector theo mặc định - bạn phải xóa những connector không sử dụng
• Prompt sản xuất có 4 phần: Truy vấn giới hạn phạm vi, định dạng đầu ra cố định, giới hạn cứng, xử lý trạng thái rỗng
• Luôn chạy thử một routine mới trước khi chờ lập lịch
• 5 lỗi phổ biến nhất khi chạy lần đầu đều là vấn đề về prompt, không phải vấn đề về nền tảng