ClickUp

Hầu hết các chuyên gia sử dụng những ứng dụng riêng biệt cho danh sách việc cần làm, lịch, tiến trình nhiệm vụ, quản lý dự án, xử lý tài liệu, giao tiếp và cộng tác.

Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu có một ứng dụng có thể thực hiện tất cả những công việc này? Tin vui là bạn có thể hoàn thành nhiều việc ở một nơi với các ứng dụng năng suất như ClickUp.

ClickUp là gì?

ClickUp là một trong những nền tảng năng suất được đánh giá cao nhất cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp lớn như Google, Booking.com, San Diego Padres và Uber đều sử dụng ClickUp để tăng năng suất tại nơi làm việc.

ClickUp có sẵn dưới dạng ứng dụng dựa trên đám mây, ứng dụng desktop, ứng dụng dành cho điện thoại thông minh, tiện ích mở rộng của Chrome, add-on email và trợ lý giọng nói. Sau đây là các chức năng cốt lõi của ứng dụng ClickUp:

• Quản lý quy trình
• Quản lý công việc
• Quản lý thời gian
• Tích hợp ứng dụng của bên thứ ba
• Hoàn thành tùy chỉnh không gian làm việc
• Hợp tác nhóm và báo cáo
• Hành động độc quyền của ClickUp

Nếu muốn dùng thử ứng dụng, bạn có thể bắt đầu với gói Free Forever, bao gồm 100MB bộ nhớ cho file đính kèm, không giới hạn thành viên và nhiệm vụ.

Những tính năng của ClickUp giúp tăng năng suất

ClickUp cung cấp hơn một trăm tính năng phù hợp với mọi loại hình kinh doanh. Hãy xem kỹ một số tính năng tốt nhất giúp bạn làm việc hiệu quả:

1. Dashboards

Đây là nơi để bạn quản lý mọi thứ: Người được giao việc, nhiệm vụ, những thứ cần chạy nước rút, các yếu tố phụ thuộc, v.v... Bạn có thể thêm các widget như Workload by Status, Time Reporting, Calculation, Text Block, Chat, v.v...

2. Notepad

Khi làm việc về quản lý dự án, bạn không cần phải mở một ứng dụng khác để viết ra các ý tưởng. ClickUp Notepad ở đây để giúp bạn làm việc đó. Bạn cũng có thể chuyển đổi ghi chú thành công việc.

3. Goals (mục tiêu dài hạn) và Targets (những kết quả cần đạt được)

Mục tiêu rất quan trọng đối với hiệu suất của dự án. Trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng quản lý các mục tiêu dự án. Trình quản lý nhiệm vụ này cũng có thể giúp dễ dàng đạt được các mục tiêu bằng cách chia một mục tiêu thành những phần nhỏ hơn.

4. Workspace Views (các chế độ xem trong Workspace)

Chế độ xem cho phép bạn tùy chỉnh ClickUp theo nhiều cách để phù hợp với ứng dụng theo sở thích công việc của mình. Tùy thuộc vào nhu cầu dự án, bạn có thể chọn 1 trong 7 chế độ xem cho Workspace. Đó là Board view, Box view, Calendar view, List view, Me Mode, Table View và Timeline view.

5. Assigned Comments (biến nhận xét thành nhiệm vụ)

Bạn có thể biến nhận xét thành nhiệm vụ và gán chúng vào các tài nguyên có sẵn. Sau khi bạn thực hiện việc này, người được giao sẽ thấy nhận xét trong khay Task của họ. Người được giao việc có thể đánh dấu nhận xét là đã giải quyết khi họ hoàn thành nhiệm vụ.

6. Task Priorities (đặt mức ưu tiên cho nhiệm vụ)

ClickUp cung cấp một hệ thống mã màu trực quan để ưu tiên nhiệm vụ. Bạn hoặc nhóm của bạn có thể chọn 1 trong số các mức độ ưu tiên sau Urgent, High, Normal và Low.

7. Notifications (thông báo)

ClickUp có một hệ thống thông báo mạnh mẽ để giữ cho những người được giao nhiệm vụ luôn cập nhật được thông tin về tiến độ. Notifications cung cấp tính linh hoạt cao hơn thông qua các tùy chỉnh. Trên Workspace, chọn Notifications và sau đó nhấp vào menu ba dấu chấm để sửa đổi cài đặt thông báo.

8. Reminders (nhắc nhở)

Hãy giữ cho việc phân phối công việc đi đúng hướng thông qua tính năng Reminders từ ClickUp. ClickUp có thể nhắc nhở bạn về các công việc trên desktop, hộp thư đến email, điện thoại thông minh hoặc thậm chí trên Alexa/Google Home.

9. Track Time (theo dõi thời gian) và Task Timer (hẹn giờ tác vụ)

Tính năng Track Time cho phép hiểu bạn và nhóm của mình sẽ làm việc trên các dự án cụ thể trong bao lâu. Bạn có thể thực hiện kỹ thuật Timeboxing bằng cách sử dụng Task Timer trong khi làm việc với một nhiệm vụ.

10. Record Clip (quay clip)

Thiết kế và phát triển với sự cộng tác thông qua Record Clip. Trên ClickUp Workspace, nhấp vào biểu tượng lựa chọn ứng dụng ở góc dưới cùng bên phải và chọn Record Clip.

11. ClickUp AI (Brain)

AI của ClickUp có tên gọi là Brain. Điểm nổi bật của công cụ này là khả năng thấu hiểu công việc của bạn: Nó có thể đọc các nhiệm vụ, tài liệu và cuộc hội thoại để giải đáp thắc mắc hoặc thực hiện các thao tác cụ thể, thay vì chỉ là một chatbot thông thường.

Các tính năng của ClickUp Brain bao gồm:

• Trò chuyện với AI dựa trên ngữ cảnh không gian làm việc (workspace): Đặt câu hỏi về các dự án, nhiệm vụ và tài liệu của bạn.
• Tích hợp nhiều mô hình AI: Linh hoạt chuyển đổi giữa các mô hình như ChatGPT, Claude và Gemini trong cùng một gói đăng ký.
• AI Notetaker: Tự động tham gia các cuộc họp, ghi chép nội dung và chuyển đổi chúng thành các thông tin ngữ cảnh hoặc các đầu việc cần thực hiện.
• Enterprise Search (Tìm kiếm doanh nghiệp): Giải đáp các câu hỏi phức tạp bằng cách truy xuất dữ liệu trên toàn bộ không gian làm việc và các ứng dụng được kết nối.
• AI Writer (AI hỗ trợ viết): Soạn thảo và chỉnh sửa nội dung trong các tài liệu (Docs) và nhiệm vụ.
• Các trường dữ liệu AI và tự động hóa bằng AI: Tự động điền thông tin vào các trường dữ liệu và vận hành quy trình công việc.
• Agents: Những AI agent chuyên biệt cùng đồng hành và hỗ trợ đội ngũ của bạn.
• Chuyển giọng nói thành văn bản (Talk to Text): Nhập liệu bằng giọng nói để ghi lại các ý tưởng và nhiệm vụ.

Các ứng dụng thực tế:

• Theo dõi sau cuộc họp: Các bản tóm tắt từ người ghi chép có thể chuyển thành nhiệm vụ mà không cần phải nhập lại.
• Cập nhật trạng thái: Hỏi Brain về những thay đổi trong một dự án trong tuần qua.
• Viết tài liệu: Soạn thảo các bản tóm tắt, thông số kỹ thuật và thông tin cập nhật cho khách hàng dựa trên ngữ cảnh của nhiệm vụ.
• Tìm kiếm thông tin: Tra cứu các nhiệm vụ, tài liệu và công cụ được kết nối bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Nếu nhóm của bạn thường xuyên viết tài liệu, tổ chức nhiều cuộc họp hoặc mất thời gian tìm kiếm thông tin, thì Brain hoàn toàn xứng đáng với chi phí bỏ ra. Nếu công việc của nhóm chủ yếu là di chuyển các nhiệm vụ trên bảng quản lý, bạn có thể bắt đầu mà không cần AI và bổ sung sau. Một ưu điểm so với các công cụ AI độc lập chính là ngữ cảnh: Brain hoạt động trực tiếp với các dự án và tài liệu đã có sẵn trong ClickUp.

Sự khác biệt giữa Brain và các chatbot AI độc lập

Một chatbot thông thường chỉ biết những gì bạn cung cấp cho nó. Brain hoạt động ngay trong không gian làm việc ClickUp của bạn, cho phép nó truy cập vào các nhiệm vụ, tài liệu (Docs) và các cuộc hội thoại hiện có của nhóm (tuân theo các thiết lập quyền truy cập). Chính ngữ cảnh này là lý do quan trọng để chọn sử dụng AI của ClickUp thay vì phải sao chép thông tin sang một công cụ riêng biệt khác.