AI doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để triển khai?

Có hai cách để đưa AI vào một công ty lớn. Bạn có thể bắt đầu với một vấn đề cụ thể và xây dựng từ đó. Hoặc bạn có thể mua một loạt giấy phép AI, triển khai chúng trên toàn công ty và hy vọng điều tốt nhất. Bạn có thể đoán xem cách nào hiệu quả hơn.

AI doanh nghiệp là việc sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI), bao gồm Machine Learning và các AI agent, để phân tích dữ liệu và tự động hóa các quy trình phức tạp trong một tổ chức lớn. Không giống như các công cụ AI dành cho người tiêu dùng, nó phải tích hợp với những hệ thống công nghệ rộng lớn và đáp ứng các yêu cầu bảo mật và quản trị nghiêm ngặt.

Dưới đây là tất cả những gì bạn cần biết về AI doanh nghiệp, bao gồm định nghĩa, cách triển khai và các ví dụ thực tế về cách các tổ chức đang ứng dụng AI.

AI doanh nghiệp là gì?

AI doanh nghiệp là việc sử dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) — Machine Learning, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Generative AI và AI agent — để giải quyết những vấn đề ở quy mô tổ chức.

Công nghệ nền tảng tương tự như công nghệ cung cấp sức mạnh cho các công cụ dành cho người tiêu dùng mà bạn đã biết, nhưng AI doanh nghiệp được xây dựng để giải quyết những thách thức đặc thù của các doanh nghiệp lớn: Phân tích các tập dữ liệu khổng lồ, tự động hóa những quy trình xuyên suốt các phòng ban và hỗ trợ những quyết định ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Hoạt động ở quy mô đó cũng làm tăng rủi ro. AI ở cấp độ này cần kết nối với hàng chục (hoặc hàng trăm) ứng dụng trong hệ thống công nghệ của công ty và xử lý dữ liệu nhạy cảm theo các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ như GDPR và SOC 2. Nó cũng phải cung cấp cho các nhóm CNTT quyền kiểm soát ai có thể sử dụng nó, nó có thể truy cập những gì và cách nó hoạt động.

Dưới đây là một số ứng dụng chính của AI doanh nghiệp:

• Phân tích dữ liệu: AI doanh nghiệp có thể sàng lọc hàng núi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, làm nổi bật các mẫu, xu hướng và mối liên hệ mà con người phải mất hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm mới xác định được.
• Tự động hóa quy trình: Trí tuệ nhân tạo (AI) vượt trội trong việc đảm nhận các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian. Một nền tảng điều phối AI như Zapierr cho phép bạn xây dựng các hệ thống tự động hóa hoàn toàn trên toàn bộ hệ thống công nghệ của doanh nghiệp, giải phóng đội ngũ của bạn khỏi những công việc phức tạp hơn và giảm thiểu nguy cơ sai sót của con người.
• Phân tích dự đoán: Bằng cách phân tích hiệu suất trong quá khứ, hành vi khách hàng và dữ liệu thị trường, AI doanh nghiệp có thể giúp bạn dự báo các kết quả có thể xảy ra và các rủi ro tiềm tàng.
• Cá nhân hóa: AI doanh nghiệp có thể phân tích hành vi của từng khách hàng để cung cấp các đề xuất, ưu đãi và hỗ trợ phù hợp ở quy mô mà không một đội ngũ nhân viên nào có thể sánh kịp.

Lợi ích của AI doanh nghiệp

Việc triển khai AI trên một tổ chức lớn là một khoản đầu tư nghiêm túc, vì vậy việc đặt câu hỏi về những gì bạn nhận được là điều hợp lý. Dưới đây là sáu lĩnh vực mà lợi ích thường thể hiện rõ nhất.

• Tăng hiệu quả: AI đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại chiếm nhiều thời gian của đội ngũ của bạn - như xử lý hóa đơn hoặc cập nhật hồ sơ trên các hệ thống - để mọi người có thể tập trung vào công việc thực sự cần đến con người.
• Giảm chi phí vận hành: Tự động hóa các quy trình thủ công giúp giảm giờ làm việc cho những nhiệm vụ thường xuyên và giảm thiểu các lỗi tốn kém. Trong các lĩnh vực như hậu cần và sản xuất, bảo trì dự đoán cũng đồng nghĩa với việc giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch.
• Quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn: Trí tuệ nhân tạo (AI) trong doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu từ khắp tổ chức theo thời gian thực, giúp các nhà lãnh đạo hành động dựa trên những gì đang xảy ra hiện tại thay vì những gì báo cáo quý trước đã nói.
• Trải nghiệm khách hàng được cải thiện: Hỗ trợ dựa trên AI có thể trả lời các câu hỏi thường gặp suốt ngày đêm, và những công cụ cá nhân hóa sẽ điều chỉnh các đề xuất và ưu đãi cho từng khách hàng ở quy mô mà không một nhóm nào có thể thực hiện thủ công.
• Khả năng mở rộng: Khi một quy trình dựa trên AI hoạt động hiệu quả, nó có thể xử lý khối lượng gấp 10 lần mà không cần tăng gấp 10 nhân lực. Điều này áp dụng cho mọi thứ, từ các yêu cầu của khách hàng đến xử lý dữ liệu.
• Quản lý rủi ro mạnh mẽ hơn: AI có thể liên tục giám sát các giao dịch, hệ thống và luồng dữ liệu, phát hiện những bất thường, gian lận tiềm ẩn hoặc các vấn đề tuân thủ trước khi chúng trở thành những vấn đề tốn kém.

7 trường hợp sử dụng AI trong doanh nghiệp

Lợi ích của AI trong doanh nghiệp không chỉ xuất hiện khi bạn đã mua phần mềm. Trước tiên, bạn cần hướng AI vào các vấn đề cụ thể. Dưới đây là 7 ví dụ về cách các tổ chức đã và đang ứng dụng AI.

1. AI doanh nghiệp cho hoạt động vận hành

AI cho hoạt động vận hành IT (AIOps) sử dụng Machine Learning để giám sát hệ thống IT, phát hiện các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng và tự động khắc phục hoặc gắn cờ chúng để con người xem xét. Nếu không có nó, công việc có thể giống như một trò chơi "đập chuột" không hồi kết: Các vấn đề xuất hiện, hệ thống chậm lại và nhóm của bạn phải vật lộn để giữ cho mọi thứ hoạt động.

2. AI doanh nghiệp cho dịch vụ khách hàng

AI cho dịch vụ khách hàng đảm nhận khía cạnh thường nhật của việc hỗ trợ - trả lời các câu hỏi thường gặp, chuyển tiếp yêu cầu và tìm ra câu trả lời mà nếu không có nó, nhân viên sẽ phải dành nửa ca làm việc để tìm kiếm.

3. AI doanh nghiệp cho tiếp thị

AI là một công cụ mạnh mẽ dành cho các nhà tiếp thị. Nó có thể phân tích dữ liệu khách hàng để tinh chỉnh mục tiêu, tăng tốc độ tạo nội dung và cá nhân hóa những chiến dịch ở quy mô mà không nhóm nào có thể quản lý thủ công.

4. AI doanh nghiệp cho nghiên cứu thị trường

AI có thể xử lý dữ liệu nghiên cứu trong vài giờ thay vì vài tuần - tổng hợp thông tin tình báo về đối thủ cạnh tranh và phát hiện các xu hướng mà nhóm của bạn có thể nhận ra muộn hơn hai quý. Điều đó bao gồm khía cạnh định lượng, và Generative AI cũng có thể giúp ích cho các phần trừu tượng hơn của nghiên cứu thị trường, chẳng hạn như khám phá những góc độ định vị hoặc kiểm tra độ tin cậy của các giả định trước khi bạn cam kết ngân sách cho chúng.

5. AI doanh nghiệp cho nhân sự

AI trong lĩnh vực nhân sự đảm nhận phần lớn các công việc hành chính liên quan đến nhân sự, bao gồm sàng lọc hồ sơ và tạo ra các thủ tục giấy tờ tuyển dụng chiếm nhiều giờ làm việc của nhà tuyển dụng. Sự cân bằng đó càng quan trọng hơn trong một doanh nghiệp, nơi khối lượng công việc tăng nhanh hơn so với tốc độ phát triển của nhóm.

6. AI doanh nghiệp cho kỹ thuật

Hỏi bất kỳ trưởng nhóm kỹ thuật nào về việc nhóm của họ đã dành thời gian cho việc gì, bạn sẽ nghe thấy những điều tương tự: Code mẫu, tài liệu và gỡ rối các hệ thống được xây dựng bởi những người đã rời công ty nhiều năm trước. AI trong kỹ thuật thực sự chiếm một phần đáng kể trong cả ba việc này, có nghĩa là nhiều giờ làm việc hơn của nhóm bạn sẽ được dành cho việc xây dựng những thứ chưa từng tồn tại trước đây.

7. AI doanh nghiệp cho ngành logistics

Trong lĩnh vực logistics, những vấn đề nhỏ có thể nhanh chóng tích tụ: Một chiếc xe tải đến muộn gây tắc nghẽn bến bãi, bến bãi lại gây tắc nghẽn kho hàng, và sự chậm trễ cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến khách hàng với những lời hứa không được thực hiện. Trí tuệ nhân tạo giúp chuỗi cung ứng doanh nghiệp phát hiện sớm những vấn đề đó - hoặc tránh chúng hoàn toàn - bằng cách xử lý dữ liệu mà đội xe và kho hàng của bạn đang tạo ra.

Cách triển khai AI doanh nghiệp trên toàn bộ tổ chức

Mặc dù AI rất tuyệt vời, nhưng nó sẽ không tự giải quyết được mọi vấn đề của doanh nghiệp bạn. Một triển khai thành công đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược, truyền đạt rõ ràng và một kế hoạch để thuyết phục những người hoài nghi không thể tránh khỏi, những người cho rằng AI chỉ là sự thổi phồng.

1. Xác định mục tiêu AI 

Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê những vấn đề lớn nhất mà AI có thể giúp giải quyết cho tổ chức của bạn. Có thể đó là việc tinh giản hậu cần để cắt giảm chi phí, hoặc đưa ra các quyết định sản phẩm nhanh hơn, dựa trên dữ liệu.

Hãy cụ thể và tập trung vào các mục tiêu có thể đạt được. Và bất kể mục tiêu là gì, hãy kết nối nó với tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp bạn vì mối liên hệ đó là điều sẽ thuyết phục các bên liên quan chính sau này.

2. Tham khảo ý kiến ​​các nhóm nội bộ

Những người ở tuyến đầu biết các điểm nghẽn ở đâu, vì vậy hãy thu hút những quản lý bộ phận và nhân viên tham gia vào việc xác định nơi AI có thể giúp ích.

Hãy sớm liên hệ với bộ phận IT để đảm bảo mọi giải pháp đều phù hợp với cơ sở hạ tầng và yêu cầu bảo mật của bạn. Đồng thời, hãy khuyến khích sự tò mò: Các cuộc thảo luận cởi mở sẽ giúp giảm bớt lo lắng về việc mất việc làm, và những nhân viên trực tiếp thực hiện thường tìm ra những ứng dụng tốt nhất của AI trước cả ban lãnh đạo.

3. Ghi lại những vấn đề mà AI có thể giải quyết

Đã đến lúc cần cụ thể hóa các vấn đề mà AI có thể giải quyết. Hãy tự hỏi:

• Nhóm của bạn đang mất bao nhiêu thời gian cho các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại?
• Việc thiếu thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu đang gây ra sự chậm trễ tốn kém hoặc bỏ lỡ cơ hội ở đâu?
• Bạn có thể định lượng được tác động kinh tế của những vấn đề này không?

Hãy định lượng các vấn đề bằng tiền bất cứ khi nào có thể — việc định lượng chúng sẽ làm cho lợi tức đầu tư tiềm năng của bất kỳ giải pháp nào trở nên rõ ràng hơn.

4. Tìm các công cụ AI giải quyết những vấn đề đó

Không có giải pháp AI nào phù hợp với tất cả mọi trường hợp, vì vậy hãy tránh chạy theo xu hướng mới nhất. Tập trung vào các công cụ AI nhắm trực tiếp vào những vấn đề bạn đã ghi nhận và ưu tiên các nhà cung cấp có uy tín trong ngành của bạn, cũng như tích hợp tốt với hệ thống công nghệ hiện có của bạn.

5. Tích hợp AI vào quy trình làm việc hiện có

Khi AI nằm trong một ứng dụng riêng biệt mà mọi người phải nhớ mở, việc áp dụng sẽ nhanh chóng giảm sút. Vì vậy, hãy tích hợp AI vào các quy trình mà nhóm của bạn đã thực hiện - ví dụ, một AI step phân loại các yêu cầu hỗ trợ đến khi chúng được gửi tới, hoặc một bước soạn thảo email theo dõi ngay khi cuộc gọi bán hàng kết thúc.

6. Lập ngân sách dài hạn thực tế

Hãy nghĩ xa hơn việc mua phần mềm ban đầu. Tính đến chi phí triển khai, đào tạo AI, chuẩn bị dữ liệu để sử dụng AI, bảo trì liên tục và khả năng mở rộng trong tương lai.

Đầu tư vào giáo dục AI cho lực lượng lao động của bạn cũng là điều không thể thiếu. Khoản đầu tư dài hạn này sẽ tối đa hóa lợi ích mà bạn sẽ thấy theo thời gian.

7. Chứng minh giá trị cho các bên liên quan

Dữ liệu là người bạn tốt nhất của bạn ở đây. Xác định các KPI có thể đo lường được trước khi bạn triển khai AI - ví dụ: tiết kiệm chi phí hoặc thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Sau đó, hãy chạy thử nghiệm quy mô nhỏ trong một khu vực được xác định rõ ràng và bắt đầu theo dõi hiệu suất so với các KPI của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ có số liệu thực tế trước và sau khi triển khai để chứng minh.

Trong khi bằng chứng của riêng bạn được thu thập, các nghiên cứu điển hình từ những doanh nghiệp tương tự trong ngành của bạn cũng có thể giúp xây dựng sự tự tin ban đầu.

8. Lên kế hoạch triển khai AI

Sau khi thử nghiệm chứng minh được hiệu quả, hãy mở rộng theo từng giai đoạn thay vì chuyển đổi toàn công ty cùng một lúc. Ưu tiên đào tạo người dùng ở mọi giai đoạn và sử dụng phản hồi từ các nhóm đầu tiên để làm trơn tru quá trình cho những nhóm tiếp theo.