Hướng dẫn cách thêm tài khoản Google Drive Plugin vào ChatGPT

Nhiều người dùng ChatGPT có từ hai tài khoản Google trở lên: một tài khoản cá nhân để lưu ảnh, tài liệu học tập và một tài khoản công việc chứa báo cáo, bảng tính. Khi plugin Google Drive chỉ kết nối với một tài khoản, ChatGPT sẽ không thấy các file nằm ở tài khoản còn lại. May mắn là plugin cho phép liên kết thêm tài khoản chỉ bằng vài thao tác.

Bài viết này đi qua từng bước theo giao diện thực tế, từ tìm plugin, chọn tài khoản, cấp quyền cho đến đặt tên và quản lý các tài khoản đã kết nối.

Vì sao nên thêm nhiều tài khoản Google Drive vào ChatGPT?

Plugin Google Drive trong ChatGPT hỗ trợ làm việc với Drive, Docs, Sheets và Slides. Khi đã kết nối, bạn có thể nhờ ChatGPT tìm file, tóm tắt tài liệu, đọc bảng tính hay soạn nội dung dựa trên file có sẵn. Việc thêm tài khoản thứ hai mang lại vài lợi ích rõ ràng:

• Tách biệt công việc và cá nhân: Dữ liệu của hai tài khoản nằm riêng, bạn chọn tài khoản phù hợp cho từng nhiệm vụ.
• Tiếp cận đủ nguồn dữ liệu: Không cần chuyển file qua lại giữa các tài khoản chỉ để ChatGPT đọc được.
• Dễ thử nghiệm hơn: Bạn có thể dùng một tài khoản phụ với dữ liệu mẫu để làm quen trước khi cho ChatGPT truy cập tài khoản chính.

Điều kiện đầu tiên là plugin Google Drive đã nằm trong danh sách đã cài của bạn. Nếu chưa, hãy cài plugin trước rồi quay lại làm theo các bước dưới đây.

Các bước thêm tài khoản Google Drive vào ChatGPT

Bước 1: Mở trang Plugins và chọn Google Drive

Ở thanh menu bên trái của ChatGPT, bạn sẽ thấy các mục New chat, Tasks, Library, Plugins và Explore. Hãy bấm vào Plugins. Trang này có dòng giới thiệu cho biết bạn có thể kết nối plugin để ChatGPT làm việc trên nhiều công cụ, cùng ô tìm kiếm plugin ở phía trên.

Phần Installed hiển thị biểu tượng các plugin bạn đã cài, trong đó có Google Drive. Bên dưới là danh sách Popular với các plugin phổ biến. Tại đây, bạn bấm vào mục Google Drive, có mô tả “Drive, Docs, Sheets or Slides” ở dưới. Nếu không thấy thì bạn gõ “Google Drive” vào ô tìm kiếm.

Bước 2: Bấm Connect another account

Sau khi bấm vào Google Drive, bạn sẽ vào màn hình Plugin settings. Phía trên có tên plugin cùng hai nút: View details để xem thông tin chi tiết và Uninstall để gỡ plugin. Bạn không cần bấm Uninstall trong quá trình thêm tài khoản.

Bên dưới là mục Permission, cho phép chọn thời điểm ChatGPT hỏi quyền khi dùng plugin. Trong ảnh minh họa, tùy chọn đang là Allow low-risk. Tiếp theo là phần Connected accounts liệt kê các tài khoản đã liên kết. Tài khoản đầu tiên được đánh dấu Primary, tức tài khoản chính. Để thêm tài khoản mới, bấm Connect another account nằm ngay dưới danh sách.

Cuối trang là phần Skills với các công tắc như Google Docs (đọc, sửa, tạo file Docs) và Google Drive (một điểm vào chung cho Drive, Docs, Sheets và Slides). Hãy để các công tắc cần dùng ở trạng thái bật.

Bước 3: Chọn tài khoản Google muốn thêm

Một cửa sổ Đăng nhập bằng Google hiện ra với tiêu đề “Chọn tài khoản” và dòng “Tiếp tục tới OpenAI”. Danh sách bên phải gồm các tài khoản Google đã đăng nhập trong trình duyệt, kèm tùy chọn Sử dụng một tài khoản khác nếu tài khoản bạn cần chưa có trong danh sách.

Hãy chọn đúng tài khoản chưa được kết nối. Lưu ý rằng tài khoản đã là tài khoản chính (Primary) thì không cần thêm lại. Ở cuối cửa sổ, Google nhắc bạn có thể xem Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của ứng dụng. Bạn nên đọc nếu đây là lần đầu cấp quyền.

Bước 4: Xem và cấp quyền truy cập

Màn hình tiếp theo có dòng “OpenAI muốn có thêm quyền truy cập vào Tài khoản Google của bạn”, kèm email tài khoản đang được thêm. Phía bên phải là danh sách quyền, mỗi quyền có một ô chọn, và ô Chọn tất cả ở trên cùng. Các quyền hiển thị trong ảnh gồm:

• Xem, chỉnh sửa, tạo và xóa tất cả tệp trên Google Drive.
• Xem và tải xuống tất cả tệp trên Google Drive.
• Chỉ xem, chỉnh sửa, tạo và xóa các tệp Google Drive được dùng với ứng dụng này.
• Xem tất cả bản trình bày trên Google Trang trình bày.

Đây là những quyền khá rộng, nên hãy đọc kỹ và bấm “Xem thông tin chi tiết về quyền truy cập” nếu muốn hiểu rõ từng quyền. Bạn có thể bỏ chọn quyền không cần thiết, nhưng một số chức năng của plugin có thể không hoạt động đầy đủ nếu thiếu quyền tương ứng. Với tài khoản công việc, hãy cân nhắc chính sách bảo mật của tổ chức trước khi đồng ý.

Bước 5: Xác nhận bằng nút Tiếp tục

Kéo xuống cuối màn hình cấp quyền, bạn sẽ thấy khung thông báo “OpenAI đã có một số quyền truy cập” và phần nhắc bạn hãy chắc chắn rằng mình tin tưởng OpenAI. Google cũng cho biết bạn có thể thay đổi quyền bất cứ lúc nào trong phần Tài khoản Google. Khi đã đồng ý, bấm Tiếp tục. Nếu còn băn khoăn, bấm Hủy để dừng lại mà không có gì bị thay đổi.

Bước 6: Đặt tên gợi nhớ cho tài khoản mới

Sau khi liên kết xong, bạn sẽ quay lại trang Plugin settings. Bấm vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tài khoản mới và chọn Rename account. Hộp thoại hiện ra hiển thị email tài khoản và ô Nickname. Trong ví dụ, tên gợi nhớ là “Tk Phụ”. Hãy chọn tên ngắn gọn như “Công việc” hoặc “Cá nhân”, rồi bấm Save.

Tên gợi nhớ rất hữu ích khi bạn có hai tài khoản trở lên, vì chỉ cần nhìn tên là biết tài khoản nào chứa dữ liệu gì mà không phải đọc lại địa chỉ email. Bạn hãy cài đặt sao cho phục vụ AI của mình tốt nhất.

Cách quản lý tài khoản đã kết nối

Sau khi thêm xong, danh sách Connected accounts hiển thị tài khoản chính cùng các tài khoản bổ sung, kèm tên gợi nhớ. Menu ba chấm của tài khoản bổ sung có ba lựa chọn:

• Rename account: Đổi lại tên gợi nhớ.
• Reconnect: Kết nối lại khi phiên đăng nhập hết hạn hoặc quyền bị thay đổi.
• Disconnect: Ngắt kết nối nếu bạn không muốn ChatGPT truy cập tài khoản này nữa.

Nếu ChatGPT báo không đọc được file hoặc yêu cầu đăng nhập lại, hãy thử Reconnect trước khi nghĩ đến việc xóa và thêm lại.

Một số lưu ý quan trọng

• Kiểm tra email trước khi bấm Tiếp tục: Nếu chọn nhầm tài khoản ở bước 3, hãy ngắt kết nối và thêm lại.
• Dùng tài khoản phụ để thử: Nên làm quen với dữ liệu mẫu trước khi cấp quyền cho tài khoản chứa dữ liệu quan trọng.
• Xem lại quyền định kỳ: Bạn có thể rà soát và thu hồi quyền trong phần Tài khoản Google, hoặc ngắt kết nối ngay trong ChatGPT.
• Tài khoản của tổ chức: Quản trị viên có thể giới hạn việc cấp quyền cho ứng dụng bên thứ ba. Nếu bị chặn, hãy liên hệ bộ phận IT.

Câu hỏi thường gặp

Bạn có thể thêm bao nhiêu tài khoản?

• Giao diện không nêu giới hạn, nên hãy kiểm tra thực tế trong tài khoản của bạn.

Thêm tài khoản có làm mất tài khoản chính không?

• Tài khoản chính vẫn giữ nhãn Primary, tài khoản mới được thêm vào danh sách.

Làm sao để ngừng cho ChatGPT truy cập một tài khoản?

• Mở menu ba chấm của tài khoản đó và chọn Disconnect, hoặc thu hồi quyền trong Tài khoản Google.

Chỉ với một vài thao tác, bạn đã có thể kết nối nhiều tài khoản Google Drive với ChatGPT và quản lý chúng gọn gàng bằng tên gợi nhớ. Hãy bắt đầu với tài khoản phụ, kiểm tra kỹ quyền truy cập và mở rộng dần khi đã quen cách làm việc.