Cách lựa chọn những tác vụ nào nên tự động hóa bằng AI

Mỗi sáng, một số người thường ngồi xuống trước máy tính với một tách cà phê và gõ /today vào Claude Code. Sau đó, nhấp vài ngụm cà phê đầu tiên trong khi xem Claude lấy các nhiệm vụ mới từ bảng Trello, tạo một file today.md với danh sách những việc cần làm hôm nay, và tạo một bản tóm tắt nghiên cứu dựa trên các nghiên cứu học thuật mới nhất về những chủ đề mình quan tâm.

Sau khi xem qua file today.md, họ bắt đầu lên kế hoạch cho ngày của mình. Một số người đang dần có thói quen hỏi Claude: "Trong danh sách việc cần làm của tôi có việc gì mà bạn có thể thực hiện giúp không?".

Vậy những tác vụ nào bạn nên tự động hóa bằng AI?

Hiểu những gì quy trình làm việc AI có thể làm cho bạn

Nhiều người bắt đầu sử dụng ChatGPT trên trình duyệt web không lâu sau khi nó ra mắt. Sau vài tháng, họ bắt đầu thử thách bản thân thực hiện nhiều tác vụ hơn với AI. Họ bắt đầu tự hỏi, "ChatGPT có thể giúp được việc này không?".

Khi tìm hiểu nhiều trường hợp sử dụng hơn và cảm thấy mệt mỏi với việc sao chép và dán, họ đã chuyển sang Claude Code. Nhưng triết lý cơ bản vẫn giữ nguyên. Họ liên tục nỗ lực để xem các LLM có thể làm được gì hiện nay.

Quan điểm mặc định là cố gắng làm mọi thứ với AI. Nhưng một ngày chỉ có bấy nhiêu giờ và bạn phải ưu tiên những việc nào nên biến thành quy trình làm việc, những việc nào nên thực hiện riêng lẻ.

Quy trình làm việc là một chuỗi các bước cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, trong đó một số bước có thể được tự động hóa bởi AI, một số khác có thể được hỗ trợ bởi AI, và một số khác nữa có thể do bạn thực hiện.

Khi xem xét lại các quy trình làm việc đã tạo ra, bạn có thể thấy một số mẫu rõ ràng. Hãy sử dụng AI để giúp bạn:

• Làm nhiều hơn những việc mà mình đã giỏi.
• Loại bỏ những trở ngại trong các công việc bạn thường xuyên làm.
• Loại bỏ những thứ làm bạn kiệt sức.

Mục tiêu là sử dụng AI theo cách giúp bạn nhân rộng tác động của mình. Hãy xem một vài ví dụ.

Bạn đang viết khoảng 35.000 từ mỗi tháng. Con số này tăng từ khoảng 8.000 từ mỗi tháng. Bạn viết thường xuyên và chi tiết hơn. Bạn tham khảo nhiều hơn từ các nghiên cứu học thuật. Bạn chia sẻ nhiều câu chuyện hơn - cả câu chuyện cá nhân và câu chuyện của người khác.

Sự gia tăng năng suất đến từ cách bạn làm việc với Claude. Việc duy trì động lực viết lách trở nên dễ dàng hơn nhiều vì Claude luôn hỏi bạn đã sẵn sàng viết phần tiếp theo chưa. Đó là một lời nhắc nhở nhỏ, nhưng đủ để giúp bạn tập trung vào công việc lâu hơn.

Một quy trình nghiên cứu học thuật giúp bạn dễ dàng cập nhật những chủ đề mà mình quan tâm nhất. Bạn dành nhiều thời gian hơn để chỉnh sửa cấu trúc bài viết với Claude trước khi bắt đầu viết – vì vậy ít phải loại bỏ nội dung không cần thiết hơn.

Viết lách là một ví dụ cho thấy AI đang giúp bạn làm tốt hơn những việc mình giỏi.

Có một số nhiệm vụ mà bạn sẽ rất vui khi tự động hóa hoàn toàn. Nhiều người thích đọc các bài báo học thuật thú vị về nhiều chủ đề khác nhau: Sự sáng tạo, hợp tác, hiệu quả của AI, v.v... nhưng ghét việc tìm kiếm các bài báo liên quan, vì vậy họ đã tự động hóa hoàn toàn việc này. Mỗi sáng, quy trình nghiên cứu tự động sẽ tìm kiếm các bài báo liên quan và thêm chúng vào bản tóm tắt nghiên cứu hàng ngày để xem xét.

Hãy cùng thảo luận chi tiết hơn về cách chúng ta có thể lựa chọn những việc nào nên được tự động hóa bằng AI!

Lựa chọn quy trình làm việc AI đầu tiên của bạn

Khi bạn thực hiện các công việc hàng ngày, hãy tự hỏi, “Tôi có thể sử dụng AI để giúp gì cho việc này?”

Đã có vô số bài đăng trên blog và thậm chí cả sách viết về cách thức và những việc cần ủy thác. Nhưng cuối cùng, lời khuyên tóm gọn lại như sau:

1. Xây dựng nhận thức về cách bạn sử dụng thời gian của mình.
2. Xác định những nhiệm vụ nào bạn có thể ủy thác và ủy thác chúng.
3. Dành thời gian cho những nhiệm vụ mà bạn giỏi nhất.

Đây là một điểm khởi đầu tốt khi nghĩ về cách AI có thể giúp ích. Chúng ta thường nhấn mạnh vào các tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Nhưng đừng bỏ qua những việc bạn thích làm và muốn làm nhiều hơn. Đây là nơi thường nhận được lợi ích cao nhất khi sử dụng AI.

Bạn nên tự động hóa những gì có thể, nhưng các trường hợp sử dụng thú vị hơn là dùng AI để hỗ trợ những gì bạn làm tốt nhất.

Để khám phá các quy trình làm việc tiềm năng, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi mình một câu hỏi đơn giản: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp được việc này không? Hãy tự hỏi câu hỏi đó nhiều lần khi thực hiện các nhiệm vụ khác nhau và sử dụng nó để thúc đẩy quá trình thử nghiệm của bạn.

Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách này. Khi bạn làm việc hôm nay, hãy tự hỏi: AI có thể giúp được việc này như thế nào?

Đánh giá xem một nhiệm vụ có phải là ứng cử viên tốt cho quy trình làm việc bằng AI hay không

Qua một số lần thử và sai, bạn sẽ xác định được thêm một vài câu hỏi giúp mình lựa chọn nơi tập trung nỗ lực vào quy trình làm việc bằng AI.

Khi bắt đầu một nhiệm vụ mới, hãy hỏi:

• Đây là nhiệm vụ chỉ làm một lần hay thực hiện thường xuyên?
• Bạn có thích làm nhiệm vụ này không hay sẽ giao nó cho người khác nếu có thể?
• Nhiệm vụ này phức tạp đến mức nào?
• Bạn có thể diễn đạt cách mình sẽ thực hiện nhiệm vụ từng bước một không?
• Việc hoàn thành nhiệm vụ có cần đến sự phán đoán của con người không?
• Bạn có thể định nghĩa "hoàn thành thành công" trông như thế nào không?

Mức độ rủi ro là bao nhiêu nếu nhiệm vụ không được thực hiện tốt? Danh sách này có vẻ dài. Nhưng thường chỉ mất vài phút. Câu trả lời giúp bạn quyết định xem quy trình làm việc AI có đáng để đầu tư công sức hay không, bạn nên tự động hóa hay bổ sung những gì, và cần tiếp tục tự làm những gì.

Việc quyết định bắt đầu từ đâu có thể khó khăn. Mục tiêu là cung cấp cho bạn nhiều nguồn cảm hứng để lựa chọn, để bạn có thể bắt đầu xây dựng quy trình làm việc AI đầu tiên của mình ngay hôm nay.