ChatGPT trên web đã có thể gửi email trực tiếp: Cách sử dụng tính năng mới

Nếu bạn thường xuyên dùng ChatGPT để soạn email, hẳn đã quen với quy trình khá phổ biến: yêu cầu AI viết nội dung, sao chép đoạn email vừa tạo rồi chuyển sang Gmail hoặc Outlook để gửi đi. Dù không quá phức tạp, bước chuyển đổi này vẫn khiến trải nghiệm bị gián đoạn.

Mới đây, OpenAI đã giới thiệu một tính năng mới giúp loại bỏ hoàn toàn thao tác đó. Người dùng giờ đây có thể gửi email trực tiếp từ ChatGPT trên nền tảng web mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện. Toàn bộ quá trình từ soạn thảo, chỉnh sửa cho tới gửi email đều được thực hiện ngay trong một cửa sổ chat duy nhất.

Tính năng gửi email trực tiếp trong ChatGPT hoạt động như thế nào?

Tính năng mới được xây dựng dựa trên Writing Blocks – một định dạng soạn thảo mà OpenAI giới thiệu từ cuối năm ngoái.

Trước đây, khi yêu cầu ChatGPT viết email, hệ thống thường trả về nội dung dưới dạng một đoạn văn bản thông thường trong khung chat. Với Writing Blocks, email sẽ được hiển thị trong một vùng chỉnh sửa riêng biệt với giao diện gần giống trình soạn thảo email thực tế hơn.

Điều này giúp người dùng dễ dàng xem lại nội dung, chỉnh sửa từng phần và quản lý phiên bản tốt hơn thay vì phải làm việc trực tiếp trong luồng hội thoại.

Tính năng mới nhất đã nâng cấp trải nghiệm này thêm một bước. Sau khi hoàn tất nội dung, người dùng có thể gửi email trực tiếp ngay từ Writing Block mà không cần sao chép sang ứng dụng email khác.

Cách soạn và gửi email trực tiếp từ ChatGPT

Quy trình sử dụng tương đối đơn giản. Đầu tiên, hãy mở ChatGPT trên trình duyệt web và yêu cầu AI soạn một email như bình thường. Ví dụ:

"Viết email xin nghỉ phép một ngày vào tuần tới"

hoặc:

"Soạn email gửi khách hàng để xác nhận lịch họp"

ChatGPT sẽ tạo nội dung dưới dạng Writing Block thay vì một đoạn chat thông thường.

Sau khi email xuất hiện, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong khung soạn thảo. Nếu muốn thay đổi một đoạn cụ thể, chỉ cần bôi đen nội dung đó và yêu cầu ChatGPT chỉnh sửa. AI sẽ đưa ra đề xuất mà bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng phần riêng biệt.

Ngoài ra, người dùng vẫn có thể tự nhập và chỉnh sửa văn bản giống như trong một trình soạn email truyền thống.

Khi nội dung đã hoàn tất, nút gửi email mới sẽ cho phép chuyển email trực tiếp tới người nhận mà không cần mở Gmail hay Outlook. Toàn bộ quy trình từ viết, chỉnh sửa đến gửi thư đều diễn ra trong cùng một cuộc trò chuyện.

Writing Blocks mang lại lợi ích gì?

Điểm mạnh lớn nhất của Writing Blocks là giúp ChatGPT trở thành một môi trường làm việc hoàn chỉnh hơn thay vì chỉ là công cụ tạo văn bản.

Thay vì phải liên tục sao chép nội dung giữa nhiều ứng dụng khác nhau, người dùng có thể thực hiện mọi thao tác tại một nơi duy nhất.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với những người thường xuyên xử lý email như:

• Nhân viên văn phòng
• Nhân viên kinh doanh
• Bộ phận chăm sóc khách hàng
• Freelancer
• Hoặc các nhà quản lý

Việc giảm bớt các bước trung gian giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình sao chép nội dung.

Có nên gửi email thông qua ChatGPT?

Dù tính năng mới mang lại nhiều tiện ích, OpenAI cũng đang đối mặt với một số tranh cãi liên quan đến quyền riêng tư dữ liệu.

Một vụ kiện gần đây tại California cáo buộc OpenAI đã chia sẻ prompt, nội dung hội thoại và một số thông tin nhận dạng người dùng với các công cụ theo dõi của Google và Meta mà chưa có sự đồng ý đầy đủ từ người dùng.

Vụ kiện hiện vẫn đang được xem xét và chưa có kết luận cuối cùng. Tuy nhiên, đây là lời nhắc nhở rằng người dùng nên cân nhắc trước khi nhập những thông tin quá nhạy cảm hoặc mang tính bảo mật cao vào các nền tảng AI.

Đối với các email chứa dữ liệu tài chính, thông tin khách hàng hoặc tài liệu nội bộ quan trọng, việc kiểm tra chính sách bảo mật và quy định của tổ chức vẫn là điều cần thiết trước khi sử dụng AI để xử lý.

Những tính năng mới khác của ChatGPT

Tính năng gửi email trực tiếp chỉ là một phần trong loạt cập nhật gần đây của OpenAI. Công ty đang tiếp tục mở rộng khả năng ghi nhớ của ChatGPT. Hệ thống có thể học từ lịch sử hội thoại, ghi nhớ nhiều thông tin hơn về người dùng và sử dụng chúng để cá nhân hóa các cuộc trò chuyện trong tương lai.

Bên cạnh đó, công cụ ChatGPT dành cho Excel và Google Sheets cũng đã chính thức rời giai đoạn beta và được phát hành toàn cầu.

Tính năng này cho phép người dùng tạo bảng tính, làm sạch dữ liệu, xây dựng công thức và xử lý workbook thông qua ngôn ngữ tự nhiên mà không cần thành thạo Excel hay Google Sheets.

Những cập nhật liên tiếp cho thấy OpenAI đang dần biến ChatGPT từ một chatbot AI thành một nền tảng hỗ trợ công việc toàn diện, nơi người dùng không chỉ hỏi đáp mà còn có thể thực hiện nhiều tác vụ thực tế ngay trong giao diện trò chuyện.

Khả năng gửi email trực tiếp từ ChatGPT là một nâng cấp nhỏ nhưng mang lại trải nghiệm sử dụng liền mạch hơn đáng kể. Thay vì phải chuyển đổi qua lại giữa ChatGPT và các ứng dụng email, người dùng giờ đây có thể hoàn thành toàn bộ quy trình giao tiếp ngay trong một cửa sổ chat.

Đối với những người thường xuyên sử dụng AI để viết email, tính năng mới này có thể giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa đáng kể quy trình làm việc hàng ngày.

Trong bối cảnh OpenAI liên tục bổ sung các công cụ phục vụ năng suất, đây cũng là một dấu hiệu cho thấy ChatGPT đang ngày càng tiến gần hơn tới vai trò của một trợ lý số toàn diện thay vì chỉ là một chatbot trả lời câu hỏi.