Cách tạo template trong Notion và chia sẻ với mọi người

Nếu bạn đang dùng Notion cho công việc - dù là quản lý dự án, theo dõi nội dung, onboarding nhân viên mới, hay ghi chép cuộc họp - chắc chắn bạn đã từng phải tạo đi tạo lại cùng một cấu trúc trang. Tạo bảng mới, thêm các cột quen thuộc, viết lại tiêu đề và hướng dẫn... lặp đi lặp lại cho từng dự án, từng khách hàng, từng sprint.

Notion template là giải pháp cho vấn đề này. Bạn thiết kế cấu trúc trang một lần với đầy đủ database, button, block nội dung, và hướng dẫn sau đó chia sẻ dưới dạng link. Bất kỳ ai nhấn vào link đó có thể duplicate toàn bộ cấu trúc vào workspace của họ ngay lập tức, sẵn sàng sử dụng.

Kể từ cuối 2025 và đầu 2026, Notion đã bổ sung nhiều tính năng mới liên quan đến automation, webhook action và Database Agents - tất cả đều có thể được nhúng vào một template để người dùng có sẵn workflow tự động ngay khi duplicate. Điều này nâng giá trị của template lên một tầng hoàn toàn mới. Nếu bạn muốn chia sẻ template của mình cho những người xung quanh, hãy kéo xuống dưới đây xem nhé.

Hướng dẫn tạo Notion template và chia sẻ cho người dùng

Bước 1: Tạo trang mới làm nền tảng cho template

Trong sidebar Notion, nhấn nút "+ Thêm mới" để tạo trang mới. Đây sẽ là trang gốc của template - mọi block, database, và nội dung bạn thêm vào đây sẽ được sao chép đầy đủ khi người dùng duplicate template.

Bước 2: Thiết kế cấu trúc và thêm block nội dung

Đây là bước quyết định chất lượng template. Những gì bạn thêm vào trang sẽ có mặt trong mọi bản sao của template. Hãy suy nghĩ về những gì người dùng cần có ngay khi mở template lần đầu:

Các tùy chọn khi lập dự án trong Notion:

• Trang trống (Biểu tượng tờ giấy): Lựa chọn để mở ra một trang hoàn toàn mới, chưa có định dạng hay cấu trúc, cho phép bạn tự do sáng tạo hoặc viết lách từ đầu.
• Cơ sở dữ liệu trống (Biểu tượng bảng dữ liệu): Tùy chọn tạo nhanh một database trống để bắt đầu thiết lập các trường thông tin (properties), danh sách hoặc quản lý dữ liệu theo dạng bảng.
• Dựng bằng AI (Biểu tượng cây cọ và ngôi sao): Tính năng áp dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ người dùng tự động thiết lập bố cục trang, lên ý tưởng hoặc tạo khung nội dung nhanh chóng dựa trên yêu cầu.

Hoặc là bạn chọn tạo từ đầu bằng những tùy chọn trên, hoặc kéo xuống dưới và chọn ngay một template mà bạn thấy là phù hợp với nhu cầu của mình. Khi tùy chỉnh Dự Án bạn sẽ có thêm các lựa chọn phù hợp, tạo xong bạn hãy nhấn Hoàn Tất.

Các block hữu ích nhất để thêm vào template:

• Database (Table/Board/Calendar view): Bộ khung dữ liệu với đầy đủ properties và views đã được thiết lập
• Callout block: Hướng dẫn sử dụng template ngắn gọn, đặt ở đầu trang
• Custom button: Từ tháng 12/2025, Notion hỗ trợ button tích hợp webhook action và in-app notification - bạn có thể tạo button "Gửi báo cáo" hoặc "Notify team" ngay trong template
• Toggle block: Các phần nội dung có thể thu gọn, giữ trang gọn gàng
• Linked view: Kết nối database với các page khác trong workspace

Bước 3: Rà soát nội dung trước khi xuất bản

Trước khi chia sẻ, hãy xem lại toàn bộ trang từ góc độ người dùng mới. Mọi người nhận template sẽ thấy chính xác những gì bạn nhìn thấy lúc này - kể cả dữ liệu mẫu bạn đã nhập. Nếu bạn muốn template đến tay người dùng không có dữ liệu, hãy xóa các bản ghi mẫu trước khi xuất bản. Sao chép thử link template của bạn và thử chia sẻ cho một ai đó để xem thử.

Kiểm tra danh sách:

• Các database có đầy đủ properties và views?
• Có hướng dẫn sử dụng rõ ràng không?
• Dữ liệu mẫu đã được xử lý phù hợp chưa?

Bước 4: Xuất bản template qua tính năng Publish

Nhấn nút "Chia Sẻ" ở góc trên bên phải trang.

Trong bảng Chia sẻ, bạn hãy chọn Chỉ những người được mời (1) > chọn Bất kỳ ai trên web có liên kết (2) và chọn Sao chép liên kết ở dưới (3).

Bước 5: Sao chép link và chia sẻ

Sau khi xuất bản, Notion tạo ra một shareable link duy nhất cho template của bạn. Sao chép link này và chia sẻ cho bất kỳ ai bạn muốn, qua Facebook Messenger, Instagram, Zalo... hay các ứng dụng liên lạc tương tự.

Ưu điểm và nhược điểm của Notion template

Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian lặp đi lặp lại: Thay vì xây dựng lại từ đầu cho mỗi dự án, khách hàng, hay thành viên mới, một lần duplicate template là đủ. Team onboarding mới có thể bắt đầu với đầy đủ cấu trúc trong vài giây.
• Chuẩn hóa quy trình trên toàn tổ chức: Template đảm bảo mọi người đều dùng cùng một cấu trúc, cùng một cách đặt tên property, cùng một workflow. Điều này cực kỳ quan trọng với team lớn khi cần nhất quán để tổng hợp báo cáo.
• Chia sẻ kiến thức ra cộng đồng: Bạn có thể xuất bản template lên Notion Marketplace hoặc chia sẻ cộng đồng. Nhiều creator đang kiếm thu nhập từ việc bán template cao cấp, trong khi template miễn phí giúp xây dựng reputation và audience.
• Tích hợp sẵn tính năng mới: Template có thể chứa button automation, webhook action, và Database Agent rule - người dùng nhận được workflow đầy đủ, không chỉ cấu trúc trống.

Nhược điểm

• Automation không được sao chép đầy đủ: Một số cài đặt automation và integration (đặc biệt là các thứ cần credential cụ thể) không được duplicate cùng template. Người dùng cần tự cấu hình lại phần xác thực - điều này có thể gây nhầm lẫn nếu không có hướng dẫn rõ ràng trong template.
• Khó cập nhật sau khi đã chia sẻ: Khi bạn chỉnh sửa template gốc, các bản đã được duplicate trước đó không tự động cập nhật. Nếu bạn phát hiện lỗi hoặc muốn cải tiến, người đã dùng phiên bản cũ sẽ không nhận được thay đổi.
• Phức tạp khi workspace quá lớn: Template chứa quá nhiều database linked views có thể gặp vấn đề khi duplicate - một số link có thể trỏ về workspace gốc thay vì tạo bản sao độc lập, gây ra kết quả không như mong đợi.

Kết luận

Tạo Notion template không chỉ là kỹ năng tiết kiệm thời gian cá nhân - trong năm 2026, khi Notion đã có hơn 100 triệu người dùng và tiếp tục bổ sung tính năng automation và AI, template trở thành cách quan trọng để đóng gói và chia sẻ cả một hệ thống làm việc hoàn chỉnh.

Dù bạn đang tạo template cho nội bộ team hay chuẩn bị chia sẻ với cộng đồng, nguyên tắc không thay đổi: thiết kế từ góc nhìn người dùng cuối, thêm hướng dẫn rõ ràng, và kiểm tra kỹ trước khi xuất bản. Một template tốt là template mà người nhận có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không cần hỏi thêm gì.