Cách sử dụng ChatGPT cho các cuộc họp

Sự phát triển của các công cụ AI như ChatGPT đã mang đến một cách làm việc hiệu quả hơn. Thay vì chỉ sử dụng ChatGPT để hỏi đáp hay tạo nội dung, bạn còn có thể biến AI thành một trợ lý hỗ trợ xuyên suốt cuộc họp. ChatGPT có thể giúp xây dựng chương trình họp, gợi ý câu hỏi cần thảo luận, tóm tắt biên bản cuộc họp, trích xuất các đầu việc cần thực hiện, soạn email follow-up và thậm chí chuyển toàn bộ nội dung cuộc họp thành báo cáo hoặc kế hoạch triển khai chi tiết.

Chỉ cần có ghi chú hoặc bản ghi của cuộc họp, ChatGPT có thể hỗ trợ tổng hợp và xử lý thông tin theo nhiều định dạng khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn dùng ChatGPT cho các cuộc họp.

1. Chuẩn bị chương trình họp (Meeting Agenda)

Trước khi cuộc họp diễn ra, bạn có thể nhờ ChatGPT xây dựng chương trình họp dựa trên chủ đề, thời lượng và mục tiêu mong muốn. Một agenda rõ ràng giúp cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, tránh lan man và đảm bảo các nội dung quan trọng đều được thảo luận.

Ví dụ prompt:

Hãy tạo chương trình cho cuộc họp kéo dài 60 phút về kế hoạch ra mắt sản phẩm mới. Agenda cần bao gồm các nội dung thảo luận, thời gian cho từng mục và mục tiêu cần đạt được.

2. Chuẩn bị câu hỏi và tài liệu trước cuộc họp

ChatGPT có thể giúp bạn nghiên cứu chủ đề, đề xuất các câu hỏi cần trao đổi hoặc liệt kê những thông tin nên chuẩn bị trước khi gặp khách hàng, đối tác hay nhóm dự án. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần tham gia các cuộc họp quan trọng nhưng chưa có nhiều thời gian chuẩn bị.

Ví dụ prompt:

Tôi sắp họp với khách hàng để tư vấn giải pháp CRM cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy gợi ý 15 câu hỏi giúp tôi hiểu rõ nhu cầu, ngân sách và các vấn đề khách hàng đang gặp phải.

3. Tóm tắt nội dung cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn chỉ cần cung cấp transcript hoặc ghi chú cho ChatGPT để AI tóm tắt các nội dung chính. Thay vì đọc lại toàn bộ biên bản, bạn sẽ nhanh chóng nắm được những vấn đề đã được thống nhất, các quyết định quan trọng và các nội dung còn cần trao đổi thêm.

Ví dụ prompt:

Hãy tóm tắt nội dung cuộc họp dưới đây thành các ý chính, chia theo từng chủ đề thảo luận và liệt kê những quyết định đã được thống nhất.

4. Trích xuất Action Items

Một trong những ứng dụng hữu ích nhất của ChatGPT là xác định các đầu việc cần thực hiện sau cuộc họp. AI có thể tổng hợp nhiệm vụ, người phụ trách, thời hạn hoàn thành và trình bày dưới dạng bảng để dễ theo dõi.

Ví dụ prompt:

Từ nội dung cuộc họp dưới đây, hãy liệt kê tất cả công việc cần thực hiện, người phụ trách, thời hạn hoàn thành và mức độ ưu tiên dưới dạng bảng.

5. Soạn email hoặc biên bản sau cuộc họp

Sau khi đã có bản tóm tắt và danh sách công việc, ChatGPT có thể hỗ trợ soạn email gửi tới các thành viên hoặc khách hàng để tổng kết cuộc họp. Ngoài ra, AI cũng có thể chuyển transcript thành biên bản cuộc họp với bố cục rõ ràng, chuyên nghiệp.

Ví dụ prompt:

Dựa trên nội dung cuộc họp dưới đây, hãy soạn email gửi cho các thành viên tham dự, tóm tắt kết quả cuộc họp, các quyết định đã thống nhất và những công việc cần hoàn thành trong tuần này.

Hoặc:

Chuyển nội dung cuộc họp dưới đây thành biên bản chuyên nghiệp gồm: thời gian, thành phần tham dự, nội dung trao đổi, kết luận và danh sách công việc cần thực hiện.

6. Phân tích nội dung và đánh giá cuộc họp

Sau khi có bản ghi hoặc transcript cuộc họp, bạn có thể yêu cầu ChatGPT phân tích sâu hơn thay vì chỉ tóm tắt nội dung. AI có thể xác định những vấn đề còn chưa được thống nhất, các chủ đề được nhắc đến nhiều nhất, những rủi ro tiềm ẩn hoặc các nội dung cần tiếp tục thảo luận trong cuộc họp tiếp theo. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các cuộc họp dự án, họp kinh doanh hoặc họp với khách hàng.

Ví dụ prompt

Dựa trên transcript cuộc họp dưới đây, hãy phân tích nội dung và trình bày theo các mục sau:

1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung cuộc họp (khoảng 5-7 câu).
2. Các chủ đề được thảo luận nhiều nhất.
3. Những quyết định hoặc nội dung đã được thống nhất.
4. Những vấn đề còn chưa thống nhất hoặc cần làm rõ thêm.
5. Các rủi ro, khó khăn hoặc vướng mắc được đề cập trong cuộc họp.
6. Đề xuất các nội dung nên tiếp tục trao đổi trong cuộc họp tiếp theo.
7. Nếu cần, hãy đưa ra một số khuyến nghị để giúp cuộc họp tiếp theo đạt hiệu quả hơn.

Định dạng kết quả bằng các tiêu đề rõ ràng và sử dụng gạch đầu dòng để dễ theo dõi.

Hoặc 

Phân tích transcript cuộc họp dưới đây và cho biết:
- Thái độ chung của cuộc họp là tích cực, trung lập hay tiêu cực.
- Những vấn đề khiến các thành viên còn băn khoăn hoặc chưa đạt được sự đồng thuận.
- Các chủ đề được nhắc đến nhiều nhất.

Prompt ChatGPT hữu ích cho cuộc họp

Dưới đây là những prompt giúp bạn khai thác ChatGPT hiệu quả hơn trong quá trình chuẩn bị, xử lý và tổng hợp nội dung cuộc họp. 

1. Tạo chương trình họp (Meeting Agenda)

Hãy tạo chương trình họp chi tiết cho [loại cuộc họp] kéo dài [thời lượng].

Mục tiêu của cuộc họp:
- [Mục tiêu 1]
- [Mục tiêu 2]
- [Mục tiêu 3]

Hãy trình bày agenda gồm:
- Các nội dung cần thảo luận.
- Thời gian dự kiến cho từng phần.
- Người phụ trách (nếu có).
- Kết quả mong muốn sau cuộc họp.

2. Tóm tắt nội dung cuộc họp

Hãy tóm tắt nội dung cuộc họp dưới đây trong khoảng 200 từ.

Tập trung vào:
- Những điểm chính đã được trao đổi.
- Các quyết định đã được đưa ra.
- Những kết luận quan trọng.

Không cần liệt kê toàn bộ nội dung thảo luận, chỉ giữ lại những thông tin có giá trị.

3. Tạo bản tóm tắt có cấu trúc

Hãy phân tích transcript cuộc họp dưới đây và chia nội dung thành 3 phần:

1. Các quyết định đã được thống nhất.
2. Các công việc cần thực hiện (Action Items), bao gồm người phụ trách và thời hạn hoàn thành.
3. Các vấn đề còn chưa được giải quyết hoặc cần tiếp tục trao đổi.

Trình bày bằng danh sách gạch đầu dòng để dễ theo dõi.

4. Trích xuất danh sách công việc cần làm (Action Items)

Từ nội dung cuộc họp dưới đây, hãy trích xuất tất cả các công việc cần thực hiện.

Với mỗi công việc, hãy trình bày theo định dạng:

- Công việc:
- Người phụ trách:
- Thời hạn hoàn thành:
- Mức độ ưu tiên:

Nếu cuộc họp không đề cập thời hạn, hãy ghi là "Chưa xác định".

5. Viết email sau cuộc họp

Dựa trên nội dung cuộc họp dưới đây, hãy viết email gửi cho các thành viên tham dự.

Email cần bao gồm:
- Tóm tắt ngắn gọn nội dung cuộc họp.
- Các quyết định đã thống nhất.
- Danh sách công việc cần thực hiện.
- Thời hạn hoàn thành.
- Thông tin về cuộc họp tiếp theo (nếu có).

Sử dụng văn phong chuyên nghiệp, ngắn gọn và dễ hiểu.

6. Tạo bản tóm tắt cho người không tham gia cuộc họp

Hãy viết bản tóm tắt cuộc họp dưới đây dành cho người không tham dự.

Đảm bảo người đọc có thể hiểu:
- Mục đích của cuộc họp.
- Những nội dung chính đã được trao đổi.
- Các quyết định quan trọng.
- Những công việc họ cần biết hoặc thực hiện.

Giới hạn nội dung trong khoảng 200-300 từ.

7. Phân tích nội dung và hiệu quả cuộc họp

Dựa trên transcript cuộc họp dưới đây, hãy phân tích:

1. Các chủ đề được thảo luận nhiều nhất.
2. Những vấn đề còn chưa thống nhất.
3. Các khó khăn, rủi ro hoặc trở ngại được đề cập.
4. Những điểm cần làm rõ thêm.
5. Đề xuất các nội dung nên tiếp tục trao đổi trong cuộc họp tiếp theo.

Trình bày kết quả theo từng mục rõ ràng.

8. Tạo biên bản cuộc họp chuyên nghiệp

Hãy chuyển nội dung cuộc họp dưới đây thành biên bản cuộc họp chuyên nghiệp.

Bao gồm các phần:
- Thời gian và địa điểm.
- Thành phần tham dự.
- Mục tiêu cuộc họp.
- Nội dung thảo luận.
- Các quyết định đã thống nhất.
- Danh sách công việc cần thực hiện.
- Người phụ trách và thời hạn hoàn thành.

9. Theo dõi các quyết định trong cuộc họp

Từ transcript cuộc họp dưới đây, hãy liệt kê tất cả các quyết định đã được đưa ra.

Với mỗi quyết định, hãy cho biết:
- Quyết định là gì.
- Ai đưa ra hoặc chịu trách nhiệm.
- Bối cảnh dẫn đến quyết định.
- Điều kiện hoặc vấn đề cần lưu ý khi triển khai.

10. Tổng hợp câu hỏi và câu trả lời trong cuộc họp

Hãy trích xuất tất cả câu hỏi được đặt ra trong cuộc họp dưới đây và câu trả lời tương ứng.

Trình bày theo định dạng:

Câu hỏi:
Câu trả lời:
Trạng thái:
- Đã giải quyết
- Cần bổ sung thông tin
- Chưa có câu trả lời

Đối với các câu hỏi chưa được giải đáp, hãy đề xuất nội dung cần theo dõi thêm.