Cách biến Google Drive lộn xộn thành một kho kiến ​​thức có thể tìm kiếm với Gemini

Google Drive từ lâu đã được ví như một ngăn kéo kỹ thuật số. Với số lượng tài liệu chúng ta xử lý mỗi ngày, chẳng mấy chốc nó sẽ trở thành một ngăn kéo chứa đầy những thứ linh tinh. Nhiều người sắp xếp Google Drive rất tỉ mỉ, với cấu trúc thư mục và tên file được đặt đúng cách. Thanh tìm kiếm của Drive cũng rất tuyệt vời. Nhưng nó chưa bao giờ thực sự giống như một bộ não thứ hai.

Gemini đang thay đổi điều đó. Google đã âm thầm biến Drive thành một thứ gần giống với một bộ não có thể tìm kiếm, có thể đọc các file, hiểu ngữ cảnh của bạn và đưa ra câu trả lời mà không cần bạn phải tự mình tìm kiếm. Giờ đây, có nhiều hơn một cách để biến nó thành một trợ lý thông minh, trong Workspace và thông qua Gemini. Bạn sẽ cần một gói Google AI cho tích hợp này.

Add from Drive truy cập ngay lập tức vào bất kỳ tài liệu nào

Lấy ngữ cảnh từ các file hiện có để có câu trả lời chính xác

Tính năng Add from Drive trong Gemini cho phép bạn kéo bất kỳ file nào được lưu trữ trực tiếp vào phiên trò chuyện. Nhấp vào biểu tượng + trong Gemini, chọn Add from Drive, chọn file của bạn và nhấn Insert. Gemini sẽ load file đó dưới dạng ngữ cảnh trực tiếp ngay lập tức. Nó hỗ trợ Google Docs, Sheets, Slides, PDF và CSV mà không cần chuyển đổi, bạn có thể thêm nhiều file cùng một lúc để so sánh hoặc tổng hợp chúng.

Giả sử bạn cần viết bản cập nhật hàng tuần, bạn chỉ cần chọn những ghi chú cuộc họp lộn xộn của mình ngay từ Drive. Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ tổng hợp thông tin đó để tạo ra bản nháp đầu tiên hoàn chỉnh chỉ trong vài giây, giúp bạn tiết kiệm công sức sắp xếp lại ghi chú. Bạn cũng có thể tóm tắt các file của mình bằng tùy chọn AI Summary (Summarize these files) trong Google Drive. Kết hợp sức mạnh này với nhiều cách sử dụng độc đáo khác của Google Drive.

Tuy nhiên, tính năng này hoạt động tốt nhất khi các file của bạn được cấu trúc tương đối tốt. Những ghi chú được viết kém trong Google Doc sẽ biến thành một bức tường văn bản khó hiểu. Gemini vẫn sẽ cố gắng hết sức, nhưng chất lượng câu trả lời của nó phụ thuộc vào chất lượng tài liệu nguồn của bạn. Về vấn đề bảo mật, vì bạn hoàn toàn kiểm soát được những gì nó đọc, nên ngay từ đầu bạn đừng upload các tài liệu thực sự riêng tư lên Google Drive.

AI Overviews trả lời câu hỏi, không chỉ truy vấn

Đọc tóm tắt tài liệu trực tiếp trong kết quả tìm kiếm

Google đã đưa tính năng AI Overviews từ Search trực tiếp vào Drive. Nhập câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên vào thanh tìm kiếm Drive và Gemini sẽ tạo câu trả lời tóm tắt ở đầu kết quả. Bạn có thể sử dụng các trích dẫn nội tuyến trỏ đến những file chính xác mà nó đã lấy từ đó. Ngoài ra, hãy chọn hoặc nhấp chuột phải vào bất kỳ file hoặc thư mục nào trong Drive và yêu cầu Gemini tóm tắt tất cả các file bên trong đó, sau đó sử dụng bản tóm tắt đó làm điểm khởi đầu cho bước tiếp theo của bạn, chẳng hạn như viết báo cáo hoặc tạo bài thuyết trình.

Nó cũng có thể lấy thông tin từ Gmail và Google Calendar, vì vậy câu trả lời cho câu hỏi "Chúng ta đã thống nhất điều gì trong cuộc họp tháng trước?" có thể kết hợp tài liệu, email và ghi chú lịch. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn việc tốn thời gian khi phải nhấp chuột qua năm tài liệu chỉ để kiểm tra một chi tiết nhỏ.

Nhiều người từng phụ thuộc rất nhiều vào các quy tắc đặt tên nghiêm ngặt vì họ không bao giờ tin tưởng thanh tìm kiếm mặc định có thể tìm thấy những gì mình thực sự cần. Họ cho rằng bản tóm tắt của AI sẽ bị lỗi và bỏ sót nguồn thông tin chính, dẫn đến kết quả sai. Giờ đây, thay vì tìm kiếm "Q4_Goals_v3", bạn có thể hỏi "Ba mục tiêu hàng đầu tôi đặt ra cho quý 4 là gì?" và để Gemini tìm câu trả lời.

Vì vậy, nó đã chứng tỏ tốt ở cả hai khía cạnh. Mỗi câu trả lời đều đi kèm với nguồn trích dẫn mà bạn có thể nhấp vào để xác minh, điều này làm cho nó trở thành một công cụ hỗ trợ nghiên cứu đáng tin cậy hơn nhiều. Một trong những cách sử dụng phổ biến là chạy nó trên một thư mục chứa đầy các bài báo đã cắt và tạo ra những bản tóm tắt thay vì đọc từng bài một.

Bảng điều khiển bên Ask Gemini là công cụ nghiên cứu hữu ích

Câu trả lời từ Google Drive chỉ cách bạn một câu hỏi

Bảng điều khiển bên Ask Gemini nằm ở góc trên bên phải của Drive và biến toàn bộ thư viện file của bạn thành một giao diện hội thoại. Tạo nội dung với Gemini trong Drive chỉ là một trong những cách sử dụng cơ bản. Bạn có thể đặt câu hỏi tổng quát trên toàn bộ Drive của mình hoặc thu hẹp phạm vi bằng cách đề cập đến một file cụ thể với @tên file hoặc @tên thư mục. Giống như bất kỳ cuộc hội thoại Gemini nào khác có gợi ý, các câu hỏi tiếp theo được xây dựng dựa trên câu trả lời trước đó, vì vậy bạn có thể kết nối chúng với nhau trên nhiều cuộc trò chuyện mà không làm mất ngữ cảnh.

Ban đầu, việc mở bảng điều khiển bên cạnh để "Chat with my Drive" có vẻ như lãng phí không gian màn hình quý giá và gây xao nhãng. Mọi người đã quá quen với việc sử dụng các mẹo tìm kiếm của Google Drive và đọc hướng dẫn sử dụng hơn là coi prompt trò chuyện như một điểm khởi đầu trong một ô trống.

Nhưng nếu bạn đã lưu trữ rất nhiều file, nó sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ask Gemini cho phép bạn đặt các câu hỏi phức tạp trên toàn bộ cuộc sống kỹ thuật số của mình. Bạn có thể hướng dẫn nó tìm kiếm đồng thời trong các tài liệu, mục lịch và tin nhắn Gmail để nghiên cứu. Bảng điều khiển bên cạnh tôn trọng tính cụ thể. Câu hỏi của bạn càng chính xác, câu trả lời càng sắc bén. Bạn thậm chí có thể thử sử dụng tính năng gợi ý bổ sung với Gemini để thêm cấu trúc và cú pháp hơn cho các prompt cơ bản của mình.

Sau khi đã quen với quy trình làm việc dựa trên AI mới, bảng điều khiển bên cạnh sẽ trở thành nơi đầu tiên bạn truy cập trước khi mở bất kỳ file nào. Nó đã biến Drive từ một hệ thống lưu trữ thành một cộng tác viên trò chuyện tự nhiên.

Hãy thử yêu cầu Google Drive lập kế hoạch cho tuần tới của bạn!

Mở Google Drive ngay hôm nay, chọn các file dự án sắp tới của bạn và yêu cầu Gemini lập danh sách việc cần làm ưu tiên cho tuần tới. Hoặc, chỉ cần tóm tắt một thư mục chứa đầy tài liệu để nắm được nội dung chính. Đó là một cách nhỏ để trải nghiệm tự động hóa bằng AI và xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu phút rảnh rỗi khi không còn phải tìm kiếm các tài liệu bị thất lạc nữa.