7 quy trình tự động hóa Gmail với Gemini Spark

Khi bạn sử dụng Gmail hàng ngày cho công việc của mình thì chắc hẳn sẽ phải thực hiện nhiều quy trình xử lý email khác nhau. Nếu vậy chúng ta có thể tận dụng Gemini Spark thực hiện các quy trình tự động với Gmail.

Spark thực hiện những công việc đọc, tìm kiếm, tổng hợp và chuẩn bị, nhưng bạn vẫn là người xem và quyết định cần làm gì. Dưới đây là 7 workflows cho Gmail trong Gemini Spark để bạn sử dụng giải quyết email cho mỗi một công việc khác nhau, từ việc kiểm tra inbox mỗi ngày cho đến theo dõi email cần phản hồi và chuẩn bị trước các cuộc họp.

7 quy trình tự động hóa với Gmail trong Gemini Spark

Trong giao diện Gemini bạn nhấn vào mục Spark ở cạnh bên trái để thực hiện. 

Tiếp đến trong giao diện chính bạn sẽ nhập nội dung mô tả lần lượt cho 7 quy trình tự động vào khung để tiến hành chạy quy trình tự động. 

Trong quá trình sử dụng nếu bạn không muốn dùng workflow này nữa thì nhấn chọn rồi nhấn tiếp 3 chấm chọn Delete để xóa. 

1. Tổng hợp email cần ưu tiên mỗi ngày

Từ một hộp thư đầy email sẽ chỉ tập trung vào những email cần chú ý.

Thời gian chạy: Mỗi sáng từ thứ Hai đến thứ Sáu, chạy tự động vào 7 giờ sáng mỗi ngày.

Spark cần gì: Quyền truy cập Gmail thông qua Connected Apps, danh sách những email hoặc người gửi bạn muốn ưu tiên và một số quy tắc để Spark biết email nào được xem là khẩn cấp.

Spark sẽ làm gì: Spark kiểm tra các email liên quan, tóm tắt những nội dung thực sự đáng chú ý, chỉ ra những việc bạn cần làm, tìm các mốc thời hạn và sắp xếp những việc cần làm tiếp theo theo mức độ ưu tiên.

Kết quả trả về:

• Những email cần xử lý gấp
• Các công việc có thời hạn
• Những việc đang chờ người khác phản hồi
• Những việc bạn nên làm tiếp theo

Bạn tạo một task mới trong Gemini Spark rồi paste mô tả dưới đây vào.

Every weekday morning at 7 AM, check my Gmail messages from the past 24 hours.

Focus only on messages that appear important because they include:

- A client, customer, partner, or vendor

- A deadline, meeting, invoice, proposal, question, or decision

- A thread where someone is waiting for my response

- Any Gmail label I use for priority messages

Ignore newsletters, promotions, receipts, social notifications, and automated updates unless they include a deadline, payment issue, meeting, client request, or specific action item.

Create a concise daily inbox priority brief with:

1. Top urgent emails, ranked by importance

2. Deadlines or dates mentioned

3. People waiting on me

4. Items I am waiting on from others

5. Recommended next actions

6. Anything that needs human review because the context is unclear

For each item, reference the original sender, subject line, and thread when possible so I can find the email quickly. Keep the brief short and useful. Do not send, archive, delete, forward, label, or modify any email unless I explicitly ask. Draft replies only if I request them after reviewing the brief.

2. Cảnh báo khi có email quan trọng

Nhận ngay cảnh báo rõ ràng về email quan trọng giữa hàng trăm email nhận được. 

Thời gian chạy: Khi Gmail nhận được một email đáp ứng điều kiện của bộ lọc hoặc đến từ người gửi đã được chỉ định.

Spark cần gì: Một bộ lọc Gmail, danh sách người gửi, nhãn email hoặc quy tắc về tiêu đề email để xác định email nào sẽ kích hoạt workflow.

Kết quả nhận được:

• Email này quan trọng vì lý do gì
• Bạn cần làm gì
• Deadline là khi nào
• Nội dung trả lời dự thảo, nếu cần

When I receive a Gmail message matching this filter: [describe sender, label, subject, or keyword filter], review the email and create an important email alert.

Only alert me if the message includes a real business reason to pay attention, such as a deadline, decision, client request, payment issue, meeting change, proposal, support problem, or high-priority sender. If the message does not appear important after review, mark it as "no action needed" and explain why in one sentence.

The alert should include:
1. Sender and subject line
2. Why this email may matter
3. The action requested from me
4. Any deadline, date, amount, meeting time, or decision mentioned
5. The recommended next step
6. A short draft reply only if a reply is clearly useful
7. A "verify before acting" note if the email references money, legal terms, sensitive information, or an external link

Reference the original Gmail thread in the output when possible. Keep the alert concise. Do not send, forward, archive, delete, label, or modify the email. If you create a reply, save it as draft text for my review only.

3. Theo dõi các email cần phản hồi

Từ email trao đổi bị bỏ quên thành danh sách theo dõi kèm nhắc việc. 

Khi nào workflow chạy: Hằng ngày hoặc hằng tuần.

Spark cần gì: Quyền truy cập Gmail, khoảng thời gian muốn kiểm tra, có thể thêm các nhãn như Clients hoặc Sales, cùng với quy tắc của bạn về thời điểm cần follow-up.

Kết quả trả về:

• Những email chưa được trả lời
• Những việc bạn đã hứa sẽ làm
• Những người đang chờ bạn phản hồi
• Các bản nháp email đề xuất để follow-up

Every Friday at 9 AM, review my Gmail threads from the past 14 days and create a follow-up tracker.

Look for:
- Emails I sent that have not received a reply
- People who asked me for something and may still be waiting
- Promises I made, such as "I will send," "I will review," or "I will follow up"
- Open questions, proposals, invoices, approvals, or scheduling threads
- Deadlines or dates mentioned in the conversation

Ignore newsletters, promotions, receipts, and automated notification threads unless I personally replied or there is a clear business action item.

Create a concise follow-up tracker with:
1. Person or company
2. Original subject line
3. What the thread is about
4. Who is waiting on whom
5. Deadline or urgency level
6. Recommended next action
7. Suggested follow-up draft, if useful
8. A source reference to the original Gmail thread when possible

Separate the output into two sections: "People waiting on me" and "People I may need to follow up with." Do not send any follow-up automatically. Keep all drafts for human review and mark uncertain items as "needs review."

4. Trợ lý soạn email trả lời

Soạn nội dung trả lời cho email mà bạn đang xử lý.

Khi nào workflow chạy: Bạn tự chạy khi cần, hoặc để Spark tự động kích hoạt khi có email phù hợp.

Spark cần gì: Email cần trả lời, cách viết bạn muốn, mục đích của email và những giới hạn Spark phải tuân theo, như giá cả, thời gian hoặc nội dung được phép cam kết.

Kết quả trả về: Một hoặc nhiều bản nháp email trả lời được viết theo cách diễn đạt và giọng văn của bạn.

Review this Gmail thread: [describe or select the thread].

First, summarize:
1. What the sender is asking for
2. Any dates, deadlines, prices, deliverables, or decisions mentioned
3. Any missing information I should confirm before replying
4. Any risk, promise, or sensitive detail I should review myself

Then draft three reply options:
- Short and direct
- Warm and helpful
- More detailed and professional

Use my tone: clear, friendly, concise, and not overly formal. Use only facts from the thread or information I provide. Do not invent commitments, pricing, deadlines, policies, availability, discounts, guarantees, or approvals. If something is unclear, ask a question instead of guessing.

Reference the original email/thread where possible. Do not send the email. Do not save a Gmail draft unless I explicitly approve one of the options.

5. Tóm tắt thông tin khách hàng tiềm năng

Từ một email hỏi về dịch vụ trở thành bản tóm tắt khách hàng và hướng xử lý tiếp theo.

Khi nào workflow chạy: Khi có email mới hỏi về dịch vụ, thông báo từ form đăng ký, yêu cầu báo giá/đề xuất hoặc một khách hàng tiềm năng mới gửi email.

Spark cần gì: Bộ lọc Gmail để xác định email khách hàng, tiêu chí đánh giá khách hàng, thông tin về giá/dịch vụ và hướng xử lý tiếp theo.

Kết quả trả về:

• Thông tin chính về khách hàng
• Bước tiếp theo nên thực hiện
• Những thông tin còn thiếu
• Bản nháp email trả lời

When a new Gmail message arrives that appears to be a business inquiry, proposal request, client intake form, or new lead notification, create a lead intake summary.

Check the relevant Gmail message and include:
1. Sender name and company
2. What they are asking for
3. Service, product, or project mentioned
4. Budget, timeline, location, or deadline if included
5. Missing information I need before deciding
6. Recommended next step
7. Lead priority: high, medium, or low, with a short reason
8. Draft reply that asks only for the missing information or suggests the next step

Keep the summary concise and reference the original email/thread. Do not promise availability, pricing, results, timelines, refunds, guarantees, or custom terms unless that information appears in my approved source materials. Do not send anything without my approval. If the inquiry may be spam, low-fit, or missing key details, flag that clearly.

6. Tổng hợp các bản tin và cập nhật

Nhiều email cập nhật rải rác được tổng hợp thành nội dung ngắn gọn, dễ đọc.

Khi nào workflow chạy: Hằng ngày hoặc hằng tuần.

Spark cần gì: Danh sách những email bạn muốn Spark theo dõi, chẳng hạn như newsletter, cập nhật sản phẩm, tin từ đối thủ hoặc tin tức AI.

Kết quả trả về: Một bản tổng hợp ngắn gồm những cập nhật quan trọng, tin tức đáng chú ý và các cơ hội có thể liên quan đến công việc của bạn.

Every Friday at 10 AM, review Gmail messages from the past 7 days with these labels or senders: [add newsletter labels, AI update senders, product update senders, competitor email labels].

Create a concise newsletter and AI update digest with:
1. The 5 most important updates
2. Why each update matters to my business
3. Any deadlines, launches, pricing changes, feature changes, or events mentioned
4. Content ideas or business opportunities I may want to act on
5. Links or references to the original email/thread when possible
6. A "skip" section for messages that looked interesting but were not worth acting on

Ignore promotional filler, repeated announcements, and anything that is not useful. Separate facts from your recommendations. Do not unsubscribe, archive, delete, forward, or reply to any message. Keep the digest practical and under 700 words.

7. Chuẩn bị trước cuộc họp

Từ những email trao đổi rải rác thành một bản tóm tắt ngắn gọn để chuẩn bị cho cuộc họp.

Khi nào workflow chạy: Trước cuộc họp hoặc khi sắp đến lịch họp trên Calendar.

Spark cần gì: Lịch họp trên Calendar, tên hoặc email của người tham dự và những email liên quan. Bạn cũng có thể cung cấp thêm file trên Drive hoặc Docs nếu cần.

Kết quả trả về:

• Tóm tắt các email liên quan
• Những câu hỏi chưa được giải quyết
• Những quyết định cần đưa ra
• Các việc cần follow-up sau cuộc họp

Before my upcoming meeting with [person/company], check the relevant Google Calendar event and Gmail threads with the attendees.

Focus on the most relevant Gmail threads from the past 90 days unless I specify a different time period. If there are many threads, prioritize recent messages, direct replies from attendees, and emails that mention the meeting topic, project name, proposal, deadline, or deliverable.

Create a meeting prep brief that includes:
1. Meeting title, time, and attendees
2. Short summary of the most relevant Gmail threads
3. Decisions already made
4. Open questions
5. Promises or follow-up items from previous emails
6. Any deadlines, deliverables, or documents mentioned
7. Suggested agenda for the meeting
8. Suggested follow-up email draft only if useful
9. Items I should verify before the meeting

Reference the original Gmail thread or subject line when possible. Do not send the follow-up email. Do not change the calendar event. Keep the brief concise enough to review in 5 minutes.